La site inspection come leva di business: 8 modi per personalizzarla e aggiudicarsi l’evento
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Quanto conta la site inspection nella scelta della location da parte degli organizzatori di eventi? Molto. E non solo per gli ovvi motivi di verifica della logistica e dell’adeguatezza degli spazi: a entrare in gioco sono anche fattori che hanno a che fare con la qualità del servizio, la comunicazione, la personalizzazione dell’esperienza stessa della site inspection. Se le aspettative degli organizzatori riguardo al sopralluogo non sono soddisfatte, la location rischia di perdere il business anche se ha spazi adatti al loro specifico evento.

Ad analizzare le dinamiche della site inspection, suggerendo come le sedi possono migliorarne l’esperienza per gli organizzatori e aumentare così il numero di eventi confermati, è uno studio che Social Tables ha condotto su 350 planner e 350 location mettendone a confronto esigenze, aspettative e modalità operative e identificando gli elementi principali su cui le sedi “si giocano” la conversione del sopralluogo in business effettivo.

Il potenziale di business che va perduto
Nella maggior parte dei casi, dice la ricerca, gli organizzatori non conoscono la location, e il 56% degli eventi che organizzano richiede la site inspection; molti eventi ne richiedono più di una, e la media risulta essere di 2,1 sopralluoghi per ogni evento. L’indagine indica anche che nel 56% dei casi le sedi si aggiudicano l’evento dopo il sopralluogo comunque esso sia strutturato: pur essendo una percentuale elevata, dice però Social Tables, significa che le location “perdono” quasi metà del loro business potenziale, parte del quale potrebbe invece concretizzarsi se l’esperienza di visita fosse meglio organizzata.

Gli obiettivi della site inspection
Lo studio evidenzia i 3 motivi principali che spingono gli organizzatori a effettuare un sopralluogo: la valutazione dell’“estetica” della location (come si presenta, con quale atmosfera e quale look), la valutazione della logistica (dimensione e collocazione degli spazi), e la conferma delle informazioni precedentemente acquisite (dal sito web o attraverso il contatto diretto). E loro dire, le location sono spesso inefficaci sul fronte della comunicazione pre-sopralluogo, tanto da influenzare negativamente le valutazioni quando questo ha luogo.

Le criticità della comunicazione pre-sopralluogo
Per esempio, gli organizzatori stigmatizzano, in fase di acquisizione di informazioni, l’approccio troppo commerciale da parte del personale della location, oppure la poca preparazione degli interlocutori (il classico “non sono io che me occupo, le faccio sapere”). O ancora, la vaghezza di informazioni sui costi nascosti o sulla capacità di erogare un servizio specifico, oppure la bassa qualità delle planimetrie fornite, spesso superate o imprecise. Gli organizzatori cercano chiarezza e trasparenza: se la location è chiara e trasparente già prima del sopralluogo, al momento della visita la strada sarà tutta in discesa.

Quindi: come deve essere la site inspection per essere efficace e incrementare le possibilità di acquisire l’evento? La risposta di Social Tables è: personalizzata. Ecco i 7 elementi che possono fare la differenza.

La scelta fra spazio vuoto e spazio pieno
Un buon punto di partenza è chiedere all’organizzatore se preferisce vedere lo spazio vuoto oppure quando vi si sta svolgendo un altro evento. Naturalmente, è fondamentale potergli mostrare tutti gli spazi di cui avrà bisogno nelle loro migliori condizioni. Se non sono accessibili o non si è in grado di prepararli al meglio, meglio rimandare il sopralluogo.

Chi accompagna l'organizzatore nel sopralluogo
La persona che accompagna l’organizzatore nella site inspection deve essere la stessa che ha gestito il contatto in fase preliminare, e che rimarrà il riferimento fino alla conclusione dell’evento. Le location devono fare in modo che il proprio personale sia preparato per affrontare ogni fase del rapporto con l’organizzatore.

La visualizzazione dello spazio allestito
La site inspection deve aiutare l’organizzatore a visualizzare lo spazio in relazione al suo evento. La location può chiedergli appunti, schizzi o disegni preliminari di allestimento e preparare lo spazio (anche solo in parte) di conseguenza, sorprendendolo positivamente. In alternativa, la visualizzazione di come lo spazio risulterà una volta allestito può essere fornita anche attraverso rendering in 3D, che si possono costruire online con tool come SketchUp o lo stesso Social Tables.

Ricreare il flusso dell'evento
Il percorso della site inspection deve ricreare, per quanto possibile, il percorso di fruizione dello spazio da parte dei partecipanti all’evento. Si comincia dunque con l’area della registrazione, per passare a quella del welcome coffee, alla sala dei lavori e poi allo spazio dove saranno serviti pranzo o cena. Per farlo occorre prepararsi, per quanto possibile, sul programma dell’evento specifico.

Conoscere i competitor per differenziare l’offerta
Un suggerimento è quello di chiedere all’organizzatore quali altre location sta valutando per il suo evento: sapere chi sono i competitor può aiutare, nel momento del sopralluogo, a comunicare meglio i punti di forza della propria struttura.

Successi ed errori passati
Sapere dall’organizzatore quali ritiene siano stati i fattori di successo in location utilizzate precedentemente, o quali gli errori che hanno causato difficoltà, aiuta a organizzare il sopralluogo in modo da evidenziare gli elementi della struttura che si tradurranno in successo e a sottolineare gli errori che non saranno commessi.

Le soluzioni per le richieste speciali
Infine, le richieste speciali: informarsi prima della site inspection su specifiche esigenze tecniche, di accessibilità, o sulle esigenze non standard dei partecipanti consente di mostrare all’organizzatore le soluzioni ad hoc che saranno adottate per risolvere il problema.

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