Pacchetti meeting, cosa vogliono i clienti e cosa offrono le sedi per eventi: i trend commerciali del momento
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È un tema molto tecnico e squisitamente commerciale quello dei pacchetti meeting, cioè le proposte inclusive di varie componenti e servizi che le sedi per eventi (centri congressi, alberghi o location di altro genere) fanno ai propri clienti con tariffa per partecipante. Servono? Non servono? Cosa richiede oggi il mercato? Cosa devono comprendere per dare migliori risultati di vendita? A queste domande risponde un’indagine che l’International Association of Conference Centres (IACC) ha condotto presso i propri 378 soci in 22 paesi, rilevando i 5 principali trend che guidano le attuali strategie commerciali dei centri congressi in termini di offerte all inclusive.

La flessibilità come parola chiave
L’indagine ha rilevato che il 95% delle strutture intervistate offre da più di 5 anni pacchetti meeting flessibili, le cui componenti, cioè, variano in base al cliente e alle sue esigenze specifiche. Se la tariffa inclusiva è sempre esistita, negli ultimi anni si è affermata la tendenza a personalizzarla seguendo le logiche di “offerta ad hoc” preponderanti in tutti gli ambiti di mercato per garantirsi maggiore competitività.

Il pacchetto meeting diventa collaborativo
La maggior parte dei centri congressi (i due terzi) sviluppano in proprio le proposte di pacchetto, basandosi sulle proprie competenze di vendita ed esigenze commerciali. Il trend emergente è invece quello della collaborazione fra struttura e cliente nell’elaborazione dell’offerta su misura e dei servizi che vi sono inclusi: a lavorare a quattro mani con l’organizzatore dell’evento è già oggi un terzo delle sedi per eventi intervistate.

Le nuove componenti del pacchetto
Il 65% dei centri congressi ha dichiarato che gli organizzatori cominciano a richiedere nuovi servizi all’interno dei pacchetti meeting, in aggiunta ai tradizionali sala, food & beverage e attrezzature audiovisive. Le richieste più frequenti, afferma la ricerca, sono relative ad attività di team building, visite alla destinazione, coaching e conduzione dei meeting. Benché molte delle sedi intervistate offrano il wi-fi gratuito, aumenta la richiesta degli organizzatori di inserire nei pacchetti anche la connessione a banda larga, così come tecnologie collaborative quali la app dell’evento o app per l’interazione attiva dei delegati.

Che cosa comprendono i pacchetti personalizzati
In cima alla lista c’è il food & beverage: il 76% delle sedi per eventi inserisce prodotti o servizi f&b non standard nei pacchetti che personalizza per i clienti. Poi ci sono le attività di team building indoor, le configurazioni particolari della sala e le attività di team building all’aperto. Le strutture intervistate riportano di utilizzare anche il wi-fi, gli audiovisivi e le attività di team building a tema culinario per comporre pacchetti a misura di cliente.

Il trend della personalizzazione è solo all’inizio
Il pacchetto meeting flessibile, costruito con il cliente appositamente per il suo evento, è un fenomeno che ha preso piede negli anni della crisi economica, quando il rallentamento del mercato ha imposto alle sedi per eventi di trovare soluzioni nuove per continuare a vendere. Secondo IACC il trend è destinato comunque a consolidarsi, nonostante il mercato sia ora in ripresa quasi ovunque: il concept che veicola è quello della partnership fra la struttura e il suo cliente, e dai vantaggi della personalizzazione pare non ci sia ritorno.

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