I nuovi aspetti tecnologici nell’organizzazione di eventi: le implicazioni per location e centri congressi
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Il tema è quello di come i processi e le esigenze organizzative cambiano in virtù e in funzione della tecnologia  – tutta, non solo social media e app – e come, quindi, le location per eventi devono aggiornarsi per non risultare obsolete. I trend riportati sotto sono stati identificati dall’International Association of Conference Centres (IACC) a seguito di un’indagine che ha coinvolto i suoi 355 soci nel mondo.

Socializzazione, non più networking
Benché la differenza sia sottile, il concetto di socializzazione in un contesto professionale ha sempre avuto una connotazione un po’ negativa, quasi di distrazione dal lavoro, facendo preferire il concetto di networking, più connotato come attività di relazioni di business. La percezione sta però cambiando, e socializzare è considerato un valore positivo di costruzione di rapporti umani. Meeting ed eventi sono un’occasione per farlo se le location offrono spazi adatti e ambienti rilassanti e accoglienti.

Un mood per ogni occasione
Tramonta l’era delle sale meeting tutte uguali, anonime e impersonali: il trend è quello del design, dei colori e della creatività. La tecnologia permette ai meeting planner di dare alla sala il mood desiderato intervenendo sull’illuminazione a LED, oppure modificando il layout di sedie, poltrone, desk o tavoli. Flessibilità e versatilità degli ambienti sono la chiave del successo di una location.

Il ricambio generazionale
L’ingresso nel mercato del lavoro, e quindi nei meeting e negli eventi di business, della generazione più giovane portà con sé una prima conseguenza immediata: l’impennarsi della domanda di connettività, che deve essere ubiqua e costante. I Millennial (ma non solo loro, a dire il vero) sono “dipendenti” dal web e dei social, e si aspettano non tanto che le location abbiano il wi-fi (è dato per scontato), ma che questo sia gratuito e veloce.

Il perimetro virtuale
Si chiama geofencing, e opera attraverso software e app con funzionalità GPS di geolocalizzazione, consentendo nuovi livelli di personalizzazione dell’accoglienza dei partecipanti a un evento. Il perimetro virtuale che circonda la location, o l’area meeting, avvisa l’organizzatore quando il delegato (che ha scaricato la app dell’evento) varca la soglia di ingresso, notificandone automaticamente l’arrivo alla stampante così da fare trovare al delegato il badge pronto appena giunge al desk. Oppure, nel momento in cui attraversa il perimetro virtuale della location, il delegato riceve notifiche che gli indicano il percorso per arrivare alla sala di destinazione.

Arrivano i droni
Molto utilizzati negli sport estremi, stanno arrivando anche negli eventi grazie ai costi sempre più contenuti. Si usano per fare foto e riprese video altrimenti impossibili, ma anche per “mappare” dall’alto la location e integrare immagini e informazioni nella app dell’evento.

La ricarica senza fili
Proprio quando le location hanno cominciato a installare stazioni di ricarica per dispositivi mobili la tecnologia ha lanciato un’ulteriore innovazione: le stazioni di ricarica wireless. Sono basate sul principio dell’induzione elettromagnetica, e ricaricano le batterie dei dispositivi vicini senza bisogno del cavo di connessione. Presto alberghi e location cominceranno a installarle nei tavoli delle sale meeting, nelle camere, sul bancone del bar…

I partecipanti lontani
Non sempre è possibile o conveniente riunire tutti nello stesso luogo e nello stesso momento. Gli eventi ibridi sono un’opzione ormai consolidata e le location si attrezzano per renderli possibili: microfoni multipli montati sui soffitti, connettività a banda ultralarga, telecamere, software per interagire con speaker e partecipanti lontani…

La site inspection virtuale
Non è più considerata un’eresia, soprattutto perché la tecnologia è in grado di fornire immagini, video e tour virtuali di elevata qualità e con grande definizione del dettaglio. E se non sempre l’organizzatore può fare una site inspection di persona per stabilire se la location è adatta a ospitare il suo evento, è interesse della location fornirgli gli strumenti per fare una site inspection virtuale – il concetto è quello di Google Street View – e mostrargli le diverse possibilità di allestimento delle sale.

La location si acquista online
Sta già succedendo. Una location socia di IACC segnala che il 70% del proprio business arriva dal web e che la percentuale è destinata ad aumentare. Le sedi per eventi che vogliono acquisire clienti tramite il web devono progettare siti internet di nuova concezione: non più vetrine di marketing, ma piattaforme funzionali all’inspection virtuale, alla pianificazione, alla prenotazione e acqusito, nonché all’interazione rapida con i potenziali clienti.

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