Gli spazi per eventi di Expo e le condizioni per utilizzarli: aggiornamenti operativi
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Per chi organizza eventi è stato un intervento denso di informazioni tecniche e operative (alcune delle quali in anteprima), quello tenuto ieri da Silvia Tracchi, responsabile marketing ed eventi di Expo 2015, nell’ambito dell’incontro organizzato dalla delegazione lombarda di Federcongressi&eventi. Una presentazione molto ricca, cui ha fatto seguito il fuoco di fila di domande poste da un pubblico di agenzie affamate di dettagli. Molte le risposte fornite dalla Tracchi; molte anche le domande rimaste in sospeso, perché nella corsa contro il tempo di Expo non tutto è stato ancora definito. Ecco gli aggiornamenti più rilevanti nel merito specifico degli spazi per eventi che possono essere affittati e delle condizioni per utilizzarli.

– Gli spazi per eventi non gestiti da Expo
Il sito espositivo ha molti spazi per eventi: nei padiglioni, all’aperto, in strutture specifiche. Gli spazi all’interno dei padiglioni sono gestiti dai paesi titolari, e occorre rivolgersi a loro per utilizzarli. Nel caso dei cluster, cioè i padiglioni tematici “collettivi” che ospitano più paesi, 6 dei quali hanno spazi attrezzati per eventi, ognuno ha un partner capofila (Illy, Eurochocolate, Regione Sicilia etc) che li gestisce. Il padiglione Italia, come tutti i padiglioni, gestisce direttamente i propri spazi e occorre quindi contattare i referenti specifici.

– Gli spazi per eventi gestiti direttamente da Expo (tutte le informazioni sono ancora indicative e non definitive: dati e capienze definitive si avranno nelle prossime settimane)

• Open Air Theater: teatro all’aperto da 6mila posti. Sarà disponibile solo nei mesi di settembre e ottobre perché fino a fine agosto sarà occupato dallo spettacolo del Cirque du Soleil che vi si svolgerà 5 giorni la settimana (80 date, i biglietti saranno acquistabili fra 10 giorni sul sito Expo).

• Auditorium: sala a platea da 1.230 posti con palco di 16 metri per 8 metri. La dotazione di base è videoproiezione, audio, microfoni, luci, più il servizio di service tecnico e 2 hostess di sala.

• Conference Centre: si compone di 2 sale da 320 posti ciascuna, 4 sale da 100 posti e 4 sale da 40 posti. Ogni sala è dotata di palco e delle stesse attrezzature e personale di servizio dell’Auditorium.

• Cascina Triulza: nel padiglione della società civile sono disponibili un auditorium da 200 posti, 2 sale da 50 e 100 posti che possono essere unite e una corte esterna con palco.

– Per quali eventi possono essere utilizzati
Gli eventi aperti al pubblico, che vengono inseriti nel calendario ufficiale di Expo, devono avere attinenza con i temi Expo; inoltre, non devono essere promossi da aziende competitor dei partner Expo. Gli eventi a porte chiuse invece – per esempio le convention aziendali – possono non essere strettamente a tema Expo, anche se Expo si riserva di dare priorità agli eventi in linea con le proprie tematiche e i propri valori. Per fare richiesta degli spazi, è pertanto fondamentale indicare il numero di partecipanti, la data, la durata e il tema dell’evento.

– Condizioni e tariffe di utilizzo degli spazi

• Biglietti
I partecipanti a un evento “privato” organizzato in una delle location di Expo (o dei padiglioni) devono essere provvisiti di biglietto di ingresso al sito espositivo: il noleggio degli spazi non comprende i biglietti di ingresso per i partecipanti, che devono essere acquistati a parte.

• Attrezzature tecniche
Le agenzie non possono portare nelle sale proprie attrezzature tecniche: devono utilizzare quelle in loco, con il relativo service, ed eventualmente integrare le dotazioni di base. Via libera ad allestimenti e scenografie personalizzati, ma occorre tenere presente che gli spazi opereranno quasi senza soluzione di continuità e che pertanto non è consigliabile progettare scenografie elaborate che richiedono tempi lunghi di allestimento e disallestimento.

• Catering
Stesso discorso per il catering: il servizio di ristorazione è in capo ai partner di Expo (Eataly, Slow Food, Identità Golose, CIR Food etc), che possono fornire coffee break e cibo freddo servito in piedi: nelle location non è permesso consumare cibo caldo. I partner operano spazi di ristorazione che si possono affittare, ma la capienza massima disponibile per una cena seduti è di 300 posti.

• Tariffe degli spazi
Le tariffe per l’affitto degli spazi saranno tariffe di mercato: sono state definite ma devono essere ancora sottoposte all’approvazione del BIE. Per la pubblicazione del tariffario ufficiale ci vorrà probabilmente ancora un po’ di tempo.

• La segreteria organizzativa degli spazi
È in capo a Fiera Milano.

– La disponibilità degli spazi gestiti da Expo

• Priorità nell'assegnazione
Priorità di Expo è utilizzare gli spazi per eventi propri, dei paesi partecipanti e dei partner, aperti al pubblico e il linea con i temi della manifestazione. Solo ciò che rimane inutilizzato sarà messo a disposizione di terzi. A oggi, per gli spazi “comuni” del sito espositivo (esclusi quindi i padiglioni, che vivono di vita propria) sono stati prenotati dai paesi partecipanti già 1.500 eventi nei 6 mesi di manifestazione, con la stima che si arriverà probailmente a 5mila.

• Gli eventi già calendarizzati
A oggi, il calendario di Expo prevede 110 National Days, cioè giornate interamente dedicate ai paesi partecipanti. Il 2 giugno sarà quello dell’Italia, per esempio, il 21 luglio quello della Francia, il 17 giugno quello del Regno Unito e così via. Per ogni National Day è previsto un ricco palinsesto di eventi che andrà probabilmente a occupare tutte le strutture comuni disponibili.
• In aggiunta ai National Days ci saranno gli Special Days, cioè giornate dedicate a temi o eventi specifici. Per esempio, il 16 ottobre ci sarà il World Food Day promosso dalle Nazioni Unite, cui presenzierà Ban Ki Moon e forse addirittura Obama e Papa Francesco.

• L'apertura delle prenotazioni
Il 20 marzo si chiuderanno le prenotazioni per gli eventi dei paesi partecipanti e si apriranno quelle per eventi di terzi.

– Orari e accessibilità

• Orari per i delegati e per gli allestimenti
Il sito espositivo sarà aperto 7 giorni su 7: aprirà alle 10 del mattino e chiuderà alle 23 della sera, con il deflusso dai padiglioni e dalle strutture alle 22.30. Non è previsto nessun tipo di deroga a questo orario, la macchina organizzativa è troppo complessa. Pertanto, chi affitta uno spazio per un evento non può fare accedere i partecipanti alla location al di fuori di questo orario; allestimenti e disallestimenti devono essere effettuati dall’1 di notte alle 9 del mattino.

• Come si arriva a Expo e come ci muove
All’interno del sito ci si muove solo a piedi: non è ammesso alcun tipo di veicolo. Per accedere al sito è caldamente consigliato il trasporto pubblico: sarà operativa sui binari dell’alta velocità la nuova stazione Expo 2015, distante 400 metri dall’ingresso del sito; la fermata Rho-Fiera della metropolitana sarà collegata all’ingresso del sito con un sottopassaggio lungo 1 chilometro da percorrere a piedi. I parcheggi saranno ubicati ad Arese, Trenno e Rho-Fiera. Saranno inoltre disponibili pulmini navetta di collegamento con le stazioni e con i parcheggi. All’interno della cinta Expo i pulmini People Mover percorreranno il perimetro del sito e saranno utilizzabili in modalità hop on-hop off. Non sarà dunque possibile portare pullman privati all’interno del sito né nei pressi degli ingressi Per le auto ci sarà invece un punto di drop off e pick up vicino all'ingresso, ma senza sosta. Si ricorda che sono previsti dai 100mila ai 250mila visitatori al giorno.

– Biglietti

• Soluzioni e tariffe
I biglietti sono disponibili in diverse soluzioni e tariffe, tutte già descrittte sul sito di Expo e già acquistabili.

• Il nuovo biglietto serale
Una ventina di giorni prima dell’apertura della manifestazione saranno messi in vendita anche i biglietti Expo by Night, validi a partire dalle ore 19: costeranno 5 euro e permetteranno di fruire delle attività serali.

• Il nuovo pass per 6 mesi
Sta inoltre per essere lanciato il Season Pass, che consente l’accesso al sito per tutti e 184 i giorni della manifestazione al prezzo di 115 euro.

Per informazioni e prenotazioni degli spazi Silvia Tracchi e il suo staff sono contattabili all'indirizzo 6monthevents@expo2015.org.

Margherita Franchetti

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