Marketing congressuale: il Convention Bureau Italia riunisce le destinazioni per definire gli standard, Milano e Roma grandi assenti
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Il progetto è partito a giugno, con un questionario che il Convention Bureau Italia ha inviato a 40 fra convention bureau e club di prodotto (propri soci e non) di 40 destinazioni con l’obiettivo di analizzarne le attività di destination marketing, metterle a confronto e definire standard condivisi con cui dare uniformità e coerenza alla promozione del paese sul mercato internazionale degli eventi.

L’iniziativa, che si chiama Italian Destinations' Retreat, è giunta alla seconda fase con un incontro che si è tenuto a Firenze a inizio settembre per fare il punto e condividere le informazioni raccolte. L’idea del Convention Bureau Italia, viste le complessità che le destinazioni si trovano ad affrontare tanto nel rapporto con i soci quanto in quello con gli interlocutori istituzionali, è proprio quella di creare un momento di confronto per fare emergere le eccellenze e individuare un modus operandi “italiano” nelle strategie di promozione e di presentazione ai clienti.

Al questionario hanno risposto in questa prima fase 20 destinazioni, e 16 hanno partecipato al retreat fiorentino: assenti, sottolinea il bureau, sono state Milano e Roma, le due maggiori destinazioni congressuali del paese. Dal questionario, che ha analizzato le organizzazioni per il marketing di destinazione in termini di struttura societaria, governance, membership e strategie di marketing, emerge un panorama frammentato: dei 20 rispondenti 3 sono convention bureau totalmente pubblici, 12 sono convention bureau privati, 3 sono club di prodotto (privati) e 2 sono convention bureau a composizione mista, a conferma che in Italia esistono molte forme giuridiche e organizzative diverse.

Il retreat è stato dedicato ai due temi di maggiore rilevanza per i convention bureau:  governance, gestione del budget e rapporto con soci e istituzioni da una parte (con il supporto della società di conulenza Meeting Consultants) e target di clienti e attività di marketing dall’altra, con l’analisi delle attività svolte dalle singole destinazioni. E la prima evidenza emersa è positiva: secondo il 58% degli intervistati negli ultimi 5 anni il supporto al comparto da parte delle istituzioni è aumentato. Questo grazie al lavoro svolto da Federcongressi&eventi e all’interesse che le associazioni di categoria hanno mostrato per il congressuale, di cui la costituzione del Convention Bureau Italia è uno dei risultati.

In termini di rapporti con le istituzioni locali sono emerse le best practice del Firenze Convention & Visitors Bureau, che lo scorso anno ha ricevuto dal Comune l’incarico di promuovere la vittà sui mercati congressuale, leisure e wedding, e quelle di Bologna, la cui amministrazione ha deciso di destinare parte del ricavato della tassa di soggiorno ad attività di promozione del comparto congressuale. Il Sicilia Convention Bureau è stato invece identificato come esempio virtuoso di bureau privato per il suo ampio reach, che ha raggiunto i 130 soci, mentre il Convention & Visitors Bureau di Padova – consorzio sostenuto da Camera di Commercio, Comune e Provincia – si è distinto per il suo sistema di affiliazione di operatori privati.

A questo primo incontro ne seguiranno altri: “In questo primo appuntamento sono emersi diversi punti di eccellenza dei nostri convention bureau”, commenta la presidente del Convention Bureau Italia Carlotta Ferrari, “ed è giunto il momento di farli conoscere anche ai clienti nazionali. Il ruolo dei dei convention bureau è strategico e i servizi che offrono possono essere di grande supporto alla filiera impegnata nell'acquisizione ed organizzazione di eventi. Con questa iniziativa stiamo dimostrando che i bureau non si considerano competitor, ma che anzi il miglioramento di uno va a beneficio di tutti. Speriamo di essere sempre di più e naturalmente attendiamo impazienti Roma e Milano al nostro tavolo”.

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