Convention bureau sempre più richiesti: cresce la domanda di supporto da parte degli organizzatori di eventi
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È già cominciato, ma è destinato ad amplificarsi nei prossimi 24 mesi il trend di mercato che vede gli organizzatori richiedere in maniera crescente l’intervento dei convention bureau per supportarne gli eventi che portano sui territori. E la richiesta non è di tipo logistico o organizzativo, bensì finanziario, strategico e di marketing, per rendere sostenibili gli elevati costi di realizzazione degli eventi.

È quanto emerge da una ricerca condotta da Fulcrum Marketing su 400 organizzatori di eventi americani (corporate, associazioni, agenzie), che ha rilevato come nell’ultimo anno quasi la metà degli intervistati abbia interloquito più frequentemente con i convention bureau rispetto al passato e come quasi la metà intenda farlo ancora più frequentemente nei prossimi due anni, alla ricerca di un aiuto per ridurre i costi e migliorare i risultati degli eventi aumentandone il numero dei partecipanti.

Fenomeno americano, dunque, ma comunque rilevante e degno di attenzione: le premesse – costi crescenti e necessità di ampliare il reach degli eventi – si riscontrano anche sul mercato italiano, e inoltre quegli organizzatori americani sono gli stessi che, nel 10% dei casi, portano i propri eventi in Europa, e presumibilmente anche in Italia.

Cosa chiedono dunque ai convention bureau? In primis supporto economico, in forma di incentivi finanziari: a tenerli svegli la notte sono i costi crescenti di alberghi, sedi per eventi e ristorazione, a fronte di budget che invece rimangono fermi. Richiesta destinata la maggior parte delle volte a rimanere insoddisfatta, visto che non sono molti i convention bureau in grado di erogare incentivi finanziari cash e che comunque la pratica è invisa a molti perché vizia il mercato e non è sostenibile né per il settore né per le destinazioni. Più plausibile, come succede anche in Italia, è che il bureau riesca a concedere spazi pubblici per cene o reception, a convenzionare il trasporto pubblico o a fornire servizi di accoglienza.

Un altro tipo di richiesta è relativo all’aiuto nella ricerca di sponsor per dare respiro al budget e nel marketing dell’evento (inclusi i social media: il supporto social è apprezzato dal 48% degli intervistati) per aumentarne il numero di partecipanti: in questo caso gli organizzatori puntano a sfruttare l’intelligence di destinazione per coinvolgere le comunità imprenditoriali, professionali e accademiche locali nei propri eventi. Un tema su cui forse non tutti i convention bureau, più tradizionalmente concentrati sulla promozione, sono preparati, ma che è la direzione strategica che il destination marketing congressuale deve imboccare.

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