L’Italia Convention Bureau sarà costituito il 18 giugno: presentati mission e governance, gli operatori muovono alcuni rilievi
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Erano un centinaio, gli operatori che il 10 giugno hanno partecipato a Firenze alla presentazione del progetto dell’Italia Convention Bureau, la rete di imprese private che avrà il compito di coordinare la promozione del paese sul mercato internazionale degli eventi.

A condurre la presentazione sono stati Carlotta Ferrari, vicepresidente di Federcongressi&eventi, Paolo Novi e Adolfo Parodi, entrambi consiglieri esecutivi dell’associazione, che hanno illustrato i passi che hanno portato all’elaborazione del progetto, il lavoro corale con le altre associazioni di categoria promotrici dell’iniziativa (Federturismo-Confindustria, Confesercenti-Assoturismo Confturismo-Confcommercio e Federalberghi) e l’avallo politico ottenuto dal ministro Franceschini, dalle Regioni e dall’Enit, presentando poi nel dettaglio il contratto di rete.

La rete di imprese Italia Convention Bureau, hanno ricordato i relatori, sarà costituita con rogito notarile il 18 giugno a Firenze; avrà una durata di 5 anni e una forma giuridica che le consentirà di accedere a bandi europei e finanziamenti statali, permettendo alle imprese del settore di aderirvi anche in una fase successiva alla costituzione. La mission è composita, ma esclude tassativamente commercializzazione e contrattualizzazione dei clienti: obiettivi primari del bureau saranno quelli di promuovere la destinazione coordinandone e rappresentandone l’offerta, procurare business e contratti ai soci e supportare la domanda nazionale e internazionale nel contatto con i soci stessi. Altri ambiti di attività saranno relativi alla diffusione della cultura di settore attraverso iniziative di formazione e la realizzazione dell’Osservatorio Congressuale Italiano.

La governance della rete sarà affidata a un Comitato di gestione composto da 8 membri indicati dalle associazioni promotrici e garanti del progetto (2 per ogni associazione) e nominati dall’assemblea dei soci della rete, che eleggerà anche il presidente (in quota a Federcongressi&eventi). L’assemblea dei soci della rete può revocare i membri del Comitato, approva il bilancio e stabilisce l’eventuale revisione delle quote d’adesione. In termini di struttura operativa, in fase di startup il bureau si doterà di una risorsa giovane, con esperienza nel settore congressuale e nel marketing territoriale, il cui compito iniziale sarà quello di ampliare la membership, costruire e comunicare il prodotto, con l’affiancamento di una figura junior per la ricerca e sviluppo dei contatti/clienti.

Dalla platea sono emersi alcuni rilievi sostanziali: il primo è stato che l’incontro propedeutico al confronto e alla discussione del progetto avrebbe dovuto essere organizzato con maggiore anticipo rispetto alla data fissata per il rogito, in modo da raccogliere opinioni o proposte alternative e recepirle nella formulazione del contratto di rete e di dare agli interessati il tempo di produrre la documentazione necessaria all’adesione. Il secondo rilievo è stato relativo al modello di governance, laddove è stato contestato che una rete di imprese private debba essere diretta da un Comitato di gestione espressione delle associazioni.

“La presentazione è stata organizzata a ridosso del rogito perché abbiamo voluto attendere che tutto fosse pronto” ha risposto Carlotta Ferrari. “D’altro canto, le informative e la bozza di contratto sono state fatte circolare già da tempo, e negli ultimi mesi sono state organizate riunioni di categoria. Per quanto riguarda la natura del Comitato di gestione, occorre ricordare che questo accordo, scaturito da un lavoro durato mesi, è indispensabile per avere riconoscibilità, appoggio politico e istituzionale e credibilità presso le grandi aziende che vorremmo coinvolgere come sponsor del progetto. Federcongressi&eventi sarà rappresentata come sempre da tecnici e questo è l’orientamento anche delle altre associazioni”.

Un ulteriore punto di discussione è stato relativo all’opportunità o meno di associare alla rete non solo le aggregazioni (cioè convention bureau, club di prodotto, consorzi territoriali), ma anche le singole imprese, cui il bureau sarà tenuto a inoltrare le richieste dei clienti generando potenzialmente confusione e conflitti di interesse con le organizzazioni territoriali. “Ci auguriamo che le eventuali singole imprese dei territori dove non esiste un convention bureau forte o un polo congressuale di riferimento decidano, come in qualche caso sta già accadendo, di fare rete fra loro” risponde Carlotta Ferrari. “Non possiamo ‘legiferare’ sui regolamenti dei singoli territori, ed è anzi bene che negli ambiti locali si apra un dibattito sulle possibilità di aggregazione, che l’Italia Convention Bureau cercherà di stimolare. Il tutto potrà comunque essere perfezionato una volta che il bureau sarà avviato”.

L’obiettivo per il 18 giugno è quello raccogliere le adesioni di una ventina di imprese, per raggiungere un fondo comune di 60mila/100mila euro con cui cominciare a pianificare e strutturare le attività: “Abbiamo bisogno tutti che il nuovo convention bureau si avvii”, ha concluso il presidente di Federcongressi&eventi Mario Buscema, “ed è importante che sin dalla prima fase si aggreghi un numero congruo di retisti. Siamo animati da spirito volontario e da buona volontà. Invito quindi i colleghi a credere, investendovi tempo e denaro, in un progetto che ci porterà lontano”.

Margherita Franchetti

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