Il Convention Bureau Italia apre a PCO e DMC: ecco come e con quali vantaggi le agenzie possono convenzionarsi
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Il Convention Bureau Italia, rete di imprese private costituita in estate e formata da soggetti caratterizzati territorialmente – convention bureau, alberghi, centri congressi – apre ora anche a PCO e DMC. Il comitato di gestione del bureau, recependo le osservazioni dei soci di Federcongresss&eventi, ha infatti redatto un contratto di convenzione che, a fronte del versamento della quota annuale di 800 euro, garantisce alle agenzie servizi come il supporto nell'elaborazione di candidature internazionali, la partecipazione alle attività B2B organizzate dal bureu alla stessa quota delle imprese socie e la presenza sul portale dedicato e sul materiale promozionale.

Parallelamente, PCO e DMC verranno coinvolti nella gestione ed evasione delle RFP (request for proposal) ricevute dal convention bureau con, per esempio, l’invio diretto della richiesta, se coinvolge destinazioni prive di soci, e delle richieste per più destinazioni, fermo restando l’impegno del PCO a dare la precedenza alle destinazioni rappresentate dal bureau.

Per poter diventare partner del convention bureau, PCO e DMC dovranno rispondere a specifici requisiti dimostrando di possedere la regolare iscrizione al Registro delle Imprese della Camera di Commercio e una struttura operativa fissa con sede propria in Italia e un team composto da almeno 3 persone.

Non solo. Per garantire agli interlocutori stranieri referenti italiani qualificati, il bureau richiede che PCO e DMC dimostrino di essere attivi da almeno 5 anni nell’organizzazione di congressi e abbiano un curriculum di almeno 10 clienti congressuali differenti; di essere in regola con gli obblighi fiscali e previdenziali e di avere organizzato nel corso della propria attività almeno 10 congressi nazionali o internazionali di cui 5 con non meno di 800 partecipanti.

Ogni anno, poi professional congress organizer e destination management company saranno tenuti a provare di avere organizzato in 1 anno almeno 2 congressi nazionali o internazionali con una durata minima di 3 giorni e un numero minimo di 800 partecipanti e a indicare, tra i servizi forniti durante il congresso, almeno 10 dei 15 previsti da IAPCO, l'associazione internazionale dei PCO (fra cui gestione del budget, delle registrazioni, dell’area espositiva e delle prenotazioni alberghiere; financial management; promozione & marketing; selezione della sede congressuale, ricerca di sponsor).

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