Sì No Servizi: per il congresso FLAI-CGIL un sistema automatizzato di registrazione e gestione di 1.000 partecipanti
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Un sistema di gestione completamente automatizzato e creato ad hoc per l’evento utilizzando tutte le attrezzature a disposizione. Questo è stato il contributo dato dal provider bolognese di tecnologia Sì No Servizi al VI Congresso FLAI-CGIL (Federazione lavoratori agroindustriali) tenutosi a Cervia a inizio aprile.

Il progetto doveva infatti rispondere a più esigenze organizzative: il preaccreditamento dei 1.000 partecipanti, il servizio di segreteria per l’emissione dei badge e l’accreditamento degli ospiti, il rilevamento delle presenze in tempo reale e il monitoraggio della consegna dei televoter.

La fase del pre-accredito si è svolta nei 10 alberghi dove alloggiavano i partecipanti. In ognuno, infatti, hostess dotate di iPad spuntavano i nomi da una lista caricata su un’applicazione web per poi consegnare i badge. Il pre-accredito degli ospiti vip è stato invece gestito in maniera separata, attraverso un sistema gestionale che permetteva di comunicarne in tempo reale l’arrivo agli iPad in dotazione alla direzione e alla presidenza del congresso.

Sì No Servizi ha anche realizzato l’applicazione gestionale grazie alla quale il management FLAI-CGIL poteva visualizzare sia i vip da annunciare, dopo il loro accredito, sia le presenze giornaliere (numeriche e nominative) dei partecipanti cui era stato consegnato il badge e che si erano recati in sala.

Anche le 2 votazioni tenutesi l’ultimo giorno del congresso hanno visto l’utilizzo di tecnologia dedicata. Sì No Servizi, infatti, ha approntato 6 terminali wi-fi per monitorare la consegna e il successivo ritiro dei televotatori. Al momento del ritiro veniva letto il codice a barre riportato sul badge dei partecipanti, permettendo così al sistema di verificare il diritto al televoter e impedendo un’eventuale consegna di un secondo dispositivo alla medesima persona.

Sì No Servizi ha anche curato il rilevamento delle presenze all’ingresso della sala plenaria e la gestione delle consumazioni al bar. Le presenze sono state regolate con 4 varchi singoli a mani libere (2 in entrata e 2 in uscita) presieduti da personale per la verifica del possesso del badge, mentre le consumazioni sono state regolate pre-caricando voucher elettronici direttamente sul badge che veniva poi letto al bar grazie a un terminale wi-fi.

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