Come lanciare la prima edizione di un congresso medico: il "progetto startup" di AIM Group per FLOREtina
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Un congresso medico internazionale alla prima edizione, che i promotori avevano l’ambizione di posizionare come evento europeo di riferimento nel campo iperspecializzato della chirurgia della retina e per il quale puntavano fin da subito a una partecipazione molto elevata grazie a contenuti e format innovativi per differenziarsi dai congressi “competitor”. La storia è quella del congresso FLOREtina, che si è svolto al Palazzo dei Congressi di Firenze con una "edizione di lancio" il cui successo ha già aperto le porte alla prossima.

Il congresso era promosso dal professor Stanislao Rizzo, direttore dell'ospedale oculistico fiorentino Careggi, che ne ha affidato organizzazione, promozione e lancio ad AIM Group International anche in virtù della specifica esperienza dell'agenzia in ambito oftalmologico. L’ufficio fiorentino di AIM Group, in collaborazione con il comitato organizzatore, ha quindi messo a punto un progetto in 5 punti – elaborato con un approccio da startup di prodotto – per assicurarsi massima partecipazione di delegati e sponsor. Eccoli.

Eccellenza del prodotto
Se il congresso è un prodotto, la qualità è l’eccellenza scientifica. AIM Group ha costituito un team dedicato esclusivamente al programma scientifico che lavorava a stretto contatto con il comitato organizzatore con il compito di contattare i luminari mondiali della specialità e le aziende biomedicali per avere feedback e suggerimenti su come costruire un programma scientifico davvero innovativo. Punto di forza ne è stata la chirurgia in diretta, con 18 chirurghi internazionali che hanno operato al Careggi in collegamento con il Palazzo dei Congressi.

Il naming giusto
Il nome conta, per un nuovo congresso come per un nuovo prodotto. L’idea è arrivata dal comitato organizzatore, che ha combinato il nome della città ospitante (Firenze) con quello del tema principale dell’evento (la retina). Con il nome FLOREtina si è voluto creare un collegamento tra la storia di Firenze, culla del progresso e della creatività rinascimentali, e il congresso, che promuoveva il proresso nel campo della chirurgia della retina. Ad AIM Group il compito di declinarlo nella comunicazione e di trasformarlo, da semplice nome, in brand riconosciuto nella comunità medica di riferimento.

Il business plan
La prospettiva è stata fin dall’inizio di lungo termine, con l’obiettivo di consolidare e fare crescere l’evento in edizioni future. AIM Group ha lavorato al business plan dialogando con gli sponsor per offrire loro formule di partecipazione innovative: non solo l’invito ai delegati e lo spazio espositivo, ma anche momenti dedicati per fare testare ai partecipanti nuove attrezzature e macchinari. Le soluzioni per gli sponsor sono state sviluppate da AIM Group quasi sotto data per garantire che fossero presentati in sede di congresso solo gli ultimi ritrovati tecnologici.

Un prodotto interattivo a misura di partecipante
Oltre alle classiche funzioni informative sul programma e sulla logistica dell’evento, la app del congresso è stata progettata per creare interazione fra i partecipanti, gli speaker e i chirurghi della sala operatoria. Al termine delle sessioni in sala, i delegati potevano usare la app per fare domande ai relatori, mentre al termine delle operazioni alla Careggi, la platea usava la app per rispondere alle domande dei chirurghi che ne chiedevano l’opinione sulle tecniche utilizzate generando dibattito scientifico.

Dopo l’evento, la piattaforma per la formazione a distanza
Per ampliare la portata del congresso, AIM Group ha sviluppato una piattaforma online, che rimarrà operativa fino a dicembre 2016, rendendone disponibili tutti i contenuti per la formazione a distanza. FLOREtina non era accreditato al programma ECM, ma i crediti possono essere ottenuti tramite la piattaforma anche da chi non era presente o da chi non aveva potuto seguire tutte le sessioni.

I risultati
Alla prima edizione, FLOREtina ha visto la partecipazione di 1.500 delegati da 44 paesi e di 50 aziende sponsor che hanno allestito 1.000 metri qudrati espositivi. Durante il congresso sono state trasmesse live 18 operazioni chirurgiche effettuate da 18 diversi chirurghi. La app dell’evento è stata scaricata 800 volte e tramite la piattaforma online 600 medici si sono  registrati per i crediti ECM. I ricavi sono stati superiori del 60% rispetto a quanto previsto nel udget iniziale e la seconda edizione di FLOREtina è già in programma, sempre a Firenze, per aprile 2017.

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