È stato un format inedito, quello del Dynamic Events Test Show, l’evento di promozione del consorzio Dynamic Events che si è svolto a Firenze dal 10 al 13 novembre: quattro giorni in cui dieci società che forniscono servizi speciali per gli eventi aziendali, e che si sono consorziate per rendere sinergica e complementare la propria offerta, hanno dato la possibilità a un consistente gruppo di potenziali clienti di testare in prima persona le loro attività ludico-esperienziali.

Con base in piazza Ognissanti a Firenze, dove erano installati una tendostruttura e un truck che fungevano da hospitality desk e coffee point, i 200 partecipanti che sono intervenuti da tutta Italia, con arrivi e partenze scaglionati nel corso dei quattro giorni, sono stati di volta in volta suddivisi in piccoli gruppi per partire alla volta delle attività che avevano scelto di testare, fra le regate in barca a vela di Sailing Challenge, i tour in Ferrari sulle colline del Chianti di Red Travel, le gare sull'Arno in dragon boat di Dragon Boat Experience, le escursioni in campagna con i quad di Quad Incentive, i tour in auto e moto d’epoca di HR Tours o le visite guidate nei luoghi insoliti della città di Italy’s Finest. Ogni sera, cena di gala in una diversa location, con ospiti sempre diversi poiché ogni partecipante effettuava un solo pernottamento.

L’evento, che ha riscosso il meritato successo di critica e di pubblico, è inedito per due motivi: il primo è che dieci fornitori del settore eventi hanno deciso di superare la tradizionale promozione fatta con brochure e sales visit per lasciare il posto alla ben più complessa (e onerosa) promozione esperienziale, permettendo ai potenziali clienti non solo di divertirsi trascorrendo due giornate all’aria aperta, ma anche di valutare personalmente la qualità dell’esperienza e del servizio che un giorno potrebbero proporre ai propri clienti o ai propri ospiti.

Il secondo motivo è che il Dynamic Event Test Show è stato una grande cassa di risonanza, mediatica e di business, anche per Firenze, la destinazione ospite, risultata capace di proporre location, strutture e contesti ove ambientare una molteplicità di attività ludiche, destinazione quindi versatile, professionale, organizzata, candidata senz’altro a ospitare eventi aziendali con attività mono o multidisciplinari.

In effetti, la destinazione ha giocato un ruolo di primo piano nella realizzazione dell’evento: grazie all’iniziativa e al coordinamento del Firenze Convention Bureau (e al supporto di Toscana Promozione), i DMC e le agenzie fiorentine, gli alberghi, le location utilizzate per le cene, i fornitori di trasporti e servizi tecnici hanno partecipato attivamente e coralmente, in qualità di sponsor, alla realizzazione dell’evento, in un gioco di squadra dove non aveva più senso farsi concorrenza per “strapparsi” i buyer, perché quello che contava era promuovere la destinazione e tutti i suoi attori. Se la destinazione vince, vincono tutti.

L’evento di promozione di un gruppo di società private è diventato dunque anche un strumento di destination marketing, con risultati di indubbio successo per entrambe le parti. Ideatore del Test Show è stato Oliviero Cappuccini, presidente di Dynamic Events e titolare di Sailing Challenge, la società che organizza eventi in barca a vela: la sua intuizione vincente è stata quella di proporlo come format, lanciando una vera e propria gara per la candidatura. La condivisione degli onori val bene quella degli oneri, che in questo caso, complessivamente, si sono aggirati intorno ai 200.000 euro. “Abbiamo proposto l’evento a diverse destinazioni, e Firenze è stata quella che ci ha creduto di più: al Firenze Convention Bureau va il merito di avere attivato e coordinato i propri soci, e ai soci quello di avere compreso che si trattava di un evento che avrebbe portato ritorni a tutti” dice Cappuccini.

I bei nomi di aziende e agenzie che hanno partecipato (fra le aziende nomi quali Nokia, Unicredit, Fiat, Iveco, Johnson & Johnson, Samsung, Monte dei Paschi di Siena) diventano quindi patrimonio non solo dei soci Dynamic Events, ma anche di Enic, Newtours, Carlson Wagonlit Travel, Affresco e Key Welcome, per citare soltanto le agenzie fiorentine coinvolte, che si sono suddivise i compiti per gestire ognuna un diverso aspetto dell’evento.

Come ogni evento che deve dimostrare il proprio valore, anche il Dynamic Event Test Show sarà misurato in termini di ritorno sull’investimento sia dal consorzio sia dalla destinazione. Il questionario distribuito ai partecipanti lascia intravedere un ulteriore sviluppo per la prossima edizione che, dato il successo, sembra ormai confermata: alle agenzie ospiti è stato chiesto infatti se la prossima volta vorrebbero invitare anche agenzie o aziende estere.

In quanto alla destinazione, chissà. Dynamic Events potrebbe tenere il Test Show a Firenze, con cui magari sarebbe identificato, oppure potrebbe lanciare un nuovo bid e spostarsi, portando altrove questo grande gioco di squadra per promuovere, oltre che se stesso, anche la prossima destinazione ospite.

Margherita Franchetti