Destinazioni e location per eventi: come le scelgono i buyer e quali informazioni vogliono trovare online
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Quanto più accesa è la competizione fra destinazioni e location per acquisire eventi – soprattutto aziendali, perché più flessibili, immediati e non vincolati a rotazioni di destinazioni – tanto più è rilevante farsi un’idea di cosa guida la decisione di chi ha la responsabilità di scegliere dove tenere l’evento. I macro fattori che determinano la competitività di destinazioni e strutture sono noti, ma è bene di tanto in tanto aggiornare il monitoraggio sui buyer per prendere nota dei nuovi elementi che entrano nel paniere delle loro considerazioni durante il processo di selezione della sede per l’evento.

Lo ha fatto SuccessfulMeetings.com, il sito dell’omonima pubblicazione americana, che ha condotto un’indagine su un piccolo panel di organizzatori (poco più di 100: il 53% di aziende, il 29% di agenzie e il 18% di associazioni) per sondarne criteri e preferenze d’acquisto. Il panel è americano, ma al netto delle differenze di mercato, che fra l’altro negli Stati Uniti è guidato da un’economia più dinamica, le indicazioni che ne derivano sono comunque utili per monitorare i nuovi trend che muovono le decisioni in ambito (prevalentemente) corporate.

La qualità del ricettivo conta più dell’accessibilità
Il primo fattore in base al quale si sceglie una destinazione sono i suoi alberghi: la qualità delle strutture come prima cosa, ma anche il prezzo delle camere, il livello e i costi del food & beverage nonché la qualità del servizio erogato. L’importanza dell’albergo è maggiore non solo dell’appeal della destinazione, ma anche del suo livello di sicurezza, delle tariffe aeree per arrivarci, del grado di accessibilità e della sua reputazione in generale. Interessante segnalare che, contrariamente a quanto afferma tanta parte del marketing di destinazione, la passata esperienza personale dell’organizzatore sembra contare poco (solo il 5% degli intervistati la considera rilevante) nella valutazione se portarvi o meno un evento.

Le informazioni che non possono mancare sul web
Il processo di selezione di alberghi e sedi per eventi comincia oggi online: per superare questo primo passaggio ed entrare nella ristretta rosa di strutture che poi l’organizzatore contatterà direttamente, è necessario che il sito web fornisca un certo numero di informazioni, senza le quali si rischia di perdere il potenziale cliente, che concentrerà la ricerca su chi invece quelle informazioni le fornisce. La cosa più importante da mostrare nel sito web, indicano i buyer, sono le immagini della struttura e le piantine delle sale con la loro capacità. Sembra banale, ma non tutti gli alberghi e le location mettono online queste informazioni di base. Seguono, in ordine di importanza, le informazioni sul food & beverage e i contatti diretti delle persone cui rivolgersi per richieste di informazioni o di preventivo. In seconda battuta i buyer vogliono trovare sul sito informazioni sulla destinazione  e sugli altri servizi dell’albergo, mentre risulta meno importante la presenza di un tool per la richiesta di preventivo online.

Come deve essere il tool per richiedere preventivi online
Tuttavia, quando il tool per la richiesta di preventivo online c’è deve avere caratteristiche precise: innanzi tutto deve consentire all’organizzatore di allegare le specifiche che ritiene necessarie e poi deve disporre di uno spazio ove evidenziare le richieste speciali. L’esigenza è quella, in presenza di uno strumento automatico, di potere comunque personalizzare la richiesta. Al terzo posto per importanza, infatti, gli organizzatori indicano la possibilità di dettagliare gli obiettivi del meeting o dell’evento, affinché la struttura abia gli elementi necessari per formulare un’offerta adeguata, a pari merito con l’esigenza di avere indicazioni immediate sulla disponibilità e le tariffe per i gruppi. Ancora poco importante, invece, è la possibilità di utilizzare il tool di richiesta su dispositivi mobili.

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