Viaggi di lavoro: 7 motivi per farli gestire da un'agenzia e non prenotarli sul web
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Viaggiare per lavoro, per conto della propria azienda, non è come viaggiare per una vacanza personale: pur utilizzando gli stessi fornitori (compagnie aree, alberghi, auto a noleggio) sono due tipologie di viaggio con caratteristiche ben differenti.

La rivoluzione digitale, che ha cambiato e facilitato il modo in cui le persone organizzano i propri viaggi mettendo loro a disposizione un’infinità di siti per prenotare, comparare, aggregare, scegliere, recensire, ha toccato anche il comparto dei viaggi d’affari, con un processo di “consumerizzazione” che porta chi viaggia per lavoro a volere organizzare la propria trasferta business con le stesse modalità e gli stessi strumenti (siti e portali) che utilizza per prenotare la vacanza di famiglia.

La domanda dei dipendenti delle aziende, che si chiedono perché non acquistare un servizio di viaggio sul web senza passare dall’agenzia, visto che le tariffe online sono talvolta sono più convenienti, è però malposta, perché l’acquisto di un servizio di viaggio per un’azienda è un processo composto di tanti aspetti – evidenti e meno evidenti – di cui la (per esempio) tariffa dell’albergo è solo uno dei più visibili.

Con queste premesse, e per rispondere alla specifica richiesta dei travel manager aziendali che si confrontano quotidianamente con queste domande e problematiche, Carlson Wagolnlit Travel Italia ha elaborato il white paper OLTA o TMC? 7 motivi per cui conviene prenotare i viaggi di lavoro tramite agenzia e non sul web. Il documento, che si è avvalso del contributo di travel manager di grandi aziende, analizza le 7 aree-chiave della gestione di un viaggio aziendale, evidenziando i vantaggi dei servizi erogati da una travel management company rispetto a quelli forniti da una online travel agency.

Ecco, in sintesi, le 7 ragioni per cui alle aziende conviene affidarsi a un’agenzia specializzata per la gestione delle trasferte dei propri dipendenti.

Le tariffe dietro le apparenze
Tariffe e costi di voli e alberghi proposti dalla travel management company sono complessivamente più bassi se si valutano le condizioni, i costi nascosti, le oscillazioni tariffarie nel corso dell’anno e il potere negoziale delle agenzie nel definire le tariffe corporate. A parità di condizioni, le tariffe flat concordate non subiscono la fluttuazione del mercato e offrono benefit aggiuntivi, risultando più convenienti su scala annuale per un valore stimato da ricerche indipendenti tra il 9 e il 15%.

Il tempo è denaro
In media, per prenotare un viaggio un utente visita 12 siti, dedicando a ognuno 5 minuti per visionare 7,5 pagine: in totale, utilizza un’ora di tempo. Il servizio dell’agenzia permette ai dipendenti di restare focalizzati sulle proprie mansioni, senza perdere tempo e produttività nella ricerca e comparazione delle tariffe e nell’acquisto.

L’analisi strategica dei dati
La gestione centralizzata delle prenotazioni da parte della travel management company permette all’azienda di raccogliere dati dettagliati sulla quantità e tipologia delle spese effettuate. In questo modo l’azienda ha il costante controllo dei costi e la possibilità di analizzare strategicamente i dati per ottimizzare processi, costi e servizi di viaggio.

Il rispetto della travel policy
La travel policy serve per regolare flussi e costi di viaggio secondo le esigenze dell’azienda e rendere omogenei i comportamenti di viaggio dei dipendenti. Le agenzie specializzate supportano le aziende nell’elaborazione della travel policy più adatta a loro e nel promuoverne l’effettivo rispetto da parte dei viaggiatori, migliorando i processi e i risultati economici.

Il business travel come processo aziendale
Contrariamente a quanto accade quando ognuno prenota il suo su vari e diversi siti di viaggio, la gestione centralizzata da parte di un’agenzia offre strumenti di prenotazione e rendicontazione (self booking tool, soluzioni per il recupero dell’Iva, gestione delle note spese, processi amministrativi) che si integrano con gli altri programmi in uso in azienda e permettono la gestione di tutte le fasi della trasferta.

La sicurezza prima di tutto
Emergenze ambientali, politiche e sanitarie sono ormai all’ordine del giorno in molte parti del pianeta, e garantire la sicurezza dei dipendenti quando sono in trasferta è divenuta per le aziende una priorità. Le agenzie specializzate offrono servizi per localizzarli quando sono in viaggio, per comunicare con loro in ogni situazione, per organizzare o modificare i loro spostamenti e, qualora fosse necessario, per gestirne il rientro d’emergenza.

Ridurre lo stress per chi viaggia
Un elevato livello di servizio riduce lo stress del viaggio e mantiene alta la produttività. I viaggiatori vogliono trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno: norme sui visti e documenti per l’accesso nei paesi extraeuropei, eventuali precauzioni sanitarie consigliate, aggiornamenti su scioperi dei trasporti, maltempo o crisi politiche, aggiornamenti sullo stato dei voli: Le travel management company hanno ampliato i propri servizi a favore del viaggiatore, rendendoli fruibili sul web, via mail o sms e, soprattutto attraverso applicazioni per dispositivi mobili.

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