Tecnologia, quanto la usano e come la vorrebbero gli organizzatori di eventi per ricercare destinazioni e location
A
La tecnologia ha cambiato profondamente i processi d’acquisto, rendendoli più facili e “intelligenti”: di qualunque cosa si abbia bisogno, basta attingere alla sterminata mole di informazioni disponibili online per trovare il prodotto o servizio più adatto alle proprie esigenze. Lo stesso si può dire per l’organizzazione di eventi, dove il ruolo della tecnologia è ancora più strategico per uno shopping – inteso come la scelta della destinazione e della location – informato e una gestione ottimizzata delle diverse fasi del processo d’acquisto.

Ma quanto effettivamente gli event planner usano la tecnologia per ricercare destinazioni e location e, soprattutto, quali caratteristiche dovrebbe avere la tecnologia ideale per essere davvero utile? A queste domande prova a rispondere un’indagine condotta dalla Global Business TravelAssociation in collaborazione con Lanyon, società specializzata in software per l’event management, per rilevare come gli organizzatori gestiscono le varie fasi della ricerca, prima ancora di mettere piede fuori dall’ufficio per i sopralluoghi.

Ricerca e selezione della location, c’è chi vuole un sito di recensioni
La prima evidenza è che la maggior parte degli event planner (il 57%) usa ormai un qualche tipo di tecnologia o software per l’event management, trovandola utile e funzionale al miglioramento del processo di gestione complessiva dell’evento. In termini di ricerca della location, soltanto il 43% degli organizzatori dispone di una tecnologia capace di comparare diverse location (anche in diverse città) in base alle specifiche rilevanti per la scelta, fra cui la distanza dagli alberghi, dai ristoranti e dagli aeroporti, le tariffe degli alberghi di riferimento e quelle per il food & beverage. Metà dei planner che usano questo tipo di tecnologia la considerano utile per prendere decisioni più informate, e metà di quelli che non ne dispongono vorrebbero poterla utilizzare. Agli event planner piacerebbe anche un sito simile a Yelp (piattaforma dove gli utenti possono recensire qualunque tipo di servizio, dalla tintoria al parrucchiere) dove trovare i giudizi di altri planner, a patto naturalmente che le recensioni siano affidabili e i recensori accuratamente selezionati.

Richiesta di preventivo, dall’offerta iniziale a quella negoziata
Una volta scelta la città o la destinazione dell’evento, gli organizzatori generalmente inviano richieste di preventivo a un certo numero di alberghi e location per valutarne l’offerta. L’81% dei planner intervistati dispone di una piattaforma che consente a loro di inviare la medesima richiesta a più strutture, e alle strutture di rispondere direttamente sulla piattaforma; il 70% degli organizzatori usa questa funzionalità per comparare rapidamente le voci delle diverse offerte, trovandola in maggioranza molto utile. Ciò che manca, e che invece molti vorrebbero, è una funzionalità aggiuntiva che permetta di tenere traccia delle tariffe dal primo preventivo fino all’offerta finale dopo la negoziazione. Sarebbe, dicono gli intervistati, uno strumento molto utile quando il cliente è focalizzato sul budget e sulla riduzione dei costi.

Il sopralluogo deve essere high-tech
Il sopralluogo continua a essere un aspetto molto rilevante nel processo di selezione della location, ma molti organizzatori, dice lo studio, lo affrontano ancora con un approccio “low-tech”. Il 70% degli intervistati fa il sopralluogo armato di penna e taccuino per annotarsi le informazioni ricevute dal gestore, ma comincia a diffondersi l’interesse per una tecnologia mobile che consenta di registrare le informazioni elettronicamente e caricare automaticamente le foto in modo da averle subito disponibili nella piattaforma gestionale senza passaggi intermedi. Due terzi degli organizzatori vorrebbero inoltre che la piattaforma di event management abilitasse la comunicazione con i fornitori non solo in fase di richiesta preventivo, ma anche dopo avere scelto la location e perfino dopo l’evento, per gestire il debrief e tutte le operazioni di chiusura dell’evento.

Commenta su Facebook