L’evento di business come esperienza per i clienti: 5 suggerimenti per renderla rilevante
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È uno degli strumenti più efficaci per costruire un rapporto diretto con i clienti, per creare engagement con il brand e per consolidare l’immagine e la reputazione dell’azienda nel proprio ambito di attività. L'evento di business organizzato da un’azienda appositamente per i propri clienti (acquisiti e potenziali) allo scopo di fornire loro approfondimenti e contenuti sui propri prodotti e su temi correlati è di per sé, in molti settori, indicatore del successo dell’azienda: una base di clienti tale da supportare un evento di business denota una posizione di mercato rilevante.

La sfida, in questo tipo di eventi, è soddisfare gli obiettivi di un target diversificato: clienti acquisiti, clienti potenziali, partner, stakeholder di tutti i livelli, ognuno con propri obiettivi di business. Chi li progetta e organizza, quindi, deve puntare a renderli un’esperienza produttiva che consenta a tutti i partecipanti di raggiungere i propri obiettivi, di fruire di contenuti adatti alle proprie esigenze specifiche e di incontrare le persone giuste per il loro business. In altre parole, deve trasformare l'eventoin un’esperienza significativa individualmente per ogni partecipante, che generi fidelizzazione all’azienda, ne consolidi la posizione sul mercato e ne incrementi le vendite.

Secondo Certain, azienda che fornisce piattaforme tecnologiche per l’event management, per fare dell’evento un’esperienza rilevante occorre innanzi tutto evitare di focalizzarsi sugli aspetti logistici, che sono il corollario necessario (ma anche scontato) per la buona riuscita di una user conference. Nel documento Your flight plan for exceptional user conferences Certain evidenzia i 5 aspetti che rendono un evento di business un’esperienza rilevante per i partecipanti. Eccoli.

1. Sviluppare un branding forte e coerente
Gli eventi di business sono un mezzo anche per veicolare la brand awareness e rafforzare il posizionamento dell’azienda sul mercato: gli organizzatori devono contribuire agli obiettivi di costruzione del brand attraverso l’evento facendo in modo che tutta la comunicazione relativa alla conferenza e tutti gli elementi a essa collegati – emai di invito, registrazione, accredito, app – forniscano un’esperienza di brand marcata e coerente.

2. Creare un contesto “intimo”
Quanto più grande è l’evento, tanto più difficile è perseguirne il primo obiettivo, cioè quello di sviluppare un dialogo significativo e personalizzato con i partecipanti. Nel progettare la conferenza, soprattutto se prevede la partecipazione di centinaia (o migliaia) di persone, occorre quindi costruire momenti più piccoli, che consentano di mantenere un senso di “intimità” per coinvolgere da vicino le diverse tipologie di partecipanti. Un esempio sono gli eventi nell’evento, cioè sessioni, attività, contenuti e comunicazioni sviluppati per gruppi ristretti, che consentono anche al grande evento di mantenere un impatto sul singolo partecipante.

3. Personalizzare l’esperienza
Il 90% di chi organizza eventi di business (sia le agenzie sia le aziende committenti) ne misura il successo basandosi sulla soddisfazione dei partecipanti, ma occorre tenere conto che ogni partecipante valuta l’evento secondo propri criteri personali che differiscono da quelli degli altri. Un modo per rendere l’esperienza suddisfacente per tutti è quella di consentire a ogni partecipante di costruirsi autonomamente la propria agenda dell’evento, scegliendo a quali sessioni, incontri B2B e attività partecipare. La personalizzazione dell’evento genera un maggiore ritorno sull’investimento e incrementa la percentuale di chi parteciperà all’edizione successiva.

4. Connettere i partecipanti
Dopo i contenuti, è il networking l’obiettivo principale di chi partecipa a un evento di business, e il valore aggiunto è quello dell’incontro e della relazione faccia a faccia. Se però l’evento è di grandi dimensioni può risultare difficile per i partecipanti trovare le persone “giuste” con cui relazionarsi ed è quindi importante che l’organizzatore faciliti il processo di networking attraverso appuntamenti prefissati scelti dai partecipanti oppure tecnologie o app che mettono in contatto le persone prima dell’evento.

5. Costruire il follow-up
Un evento di business non finisce quando si spengono le ultime luci in sala: al contrario, l’evento è solo uno degli elementi di contatto con il cliente o potenziale tale. Per proseguire efficacemente la relazione gli organizzatori devono collegare le piattaforme di gestione degli eventi a quelle di CRM, in modo da utilizzare i dati dei partecipanti, le attività che hanno svolto, le sessioni cui hanno partecipato per personalizzare le successive operazioni di follow-up, di marketing e di vendita.

In conclusione, dice Certain, l’approccio generico, uguale per tutti i partecipanti, non aiuta a perseguire gli obiettivi di business dell’evento. Grazie alla tecnologia gli organizzatori possono invece customizzare tutti gli aspetti dell’evento per renderlo un’esperienza rilevante e tagliata a misura di ogni partecipante, indipendentemente dal numero e dalle dimensioni o complessità dell’evento.

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