Il team dell’evento: 3 figure dello staff che possono fare la differenza
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Le persone di staff sono le prime – e spesso le uniche – con cui i partecipanti all’evento entrano in contatto: selezionare i collaboratori giusti è quindi una delle decisioni più importanti che l’organizzatore è chiamato a prendere. Ma per fornire a clienti e partecipanti un servizio che risponda alle aspettative è necessario anche che le mansioni affidate allo staff siano funzionali al raggiungimento degli obiettivi dell’evento.

Alcuni suggerimenti sui ruoli di staff che possono fare la differenza nel funzionamento dell’evento arrivano dal blog di MCI, dove si sottolinea che in un ecosistema organizzativo complesso il contributo di ognuno è rilevante, e che un team capace e motivato in tutte le sue componenti è la prima, e forse più importante, chiave del successo.

Nella selezione dello staff contano le soft skills
Come selezionare dunque i componenti dello staff? Il primo suggerimento è quello di valutare i candidati in base alle loro soft skills, cioè le loro caratteristiche personali, e non necessariamente solo in base alle hard skills, quindi le competenze specifiche. Le competenze si possono insegnare, mentre le capacità di relazione, di lavoro di squadra, di pensiero autonomo e di problem solving non si acquisiscono. In una parola, ciò che conta è chi sono, perché agli occhi del partecipante ogni persona dello staff rappresenta non soltanto l’organizzatore, ma anche il committente dell’evento. E il secondo suggerimento è quello di coinvolgere nella selezione anche il team permanente, che con i collaboratori temporanei deve interfacciarsi a più livelli.

Detto questo, l’attribuzione delle mansioni deve essere fatta in modo strategico, per anticipare le esigenze e facilitare i processi durante e dopo l’evento. Ecco 3 esempi.

Il feedback in tempo reale
Negli eventi, soprattutto se di più giorni, è fondamentale avere il polso della situazione e monitorare il sentiment dei partecipanti in tempo reale. Assegnare a una persona dello staff il compito di comunicare continuativamente con i partecipanti, raccogliendone il feedback sui diversi aspetti e nei diversi momenti dell’evento, serve non solo per fare le eventuali necessarie correzioni in corso d’opera, ma anche ad acquisire informazioni su cui basare le azioni di marketing e di follow up successive all’evento.

I facilitatori di engagement
Un altro suggerimento è quello di dedicare una o più persone dello staff a formare piccoli gruppi di interazione fra i partecipanti. Il compito è quello di facilitare il networking e il coinvolgimento con momenti di aggregazione informali, che attraverso la discussione comune possono anche contribuire a riprendere e rafforzare i contenuti delle sessioni.

Il collegamento con gli espositori
Negli eventi, in particolare i congressi, dove è presente un’area espositiva, occorre massimizzare anche la partecipazione delle aziende sponsor. A questo scopo è quindi utile assegnare a una persona dello staff il compito di comunicare con gli espositori, con modalità simili a quelle della comunicazione con i partecipanti: un monitoraggio continuativo per raccogliere feedback, migliorare l’esperienza, facilitare l’incontro con i partecipanti e preparare il terreno per il follow up dopo l’evento.

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