Le frustrazioni degli organizzatori di eventi: 5 situazioni scomode nell’interazione con il cliente
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Come tutti i mestieri, anche quello dell’organizzatore di eventi è fatto di alti e bassi, di soddisfazioni e frustrazioni: e se gli “alti” sono facilmente identificabili – la gratificazione che deriva dall’avere progettato e realizzato un evento dove tutto ha funzionato, che ha raggiunto gli obiettivi e che ha soddisfatto il cliente – i “bassi” sono invece meno evidenti, soprattutto ai clienti che ne sono spesso la causa inconsapevole. A indagare quali sono, secondo gli organizzatori di eventi, gli aspetti più frustranti del loro lavoro è il blog di Eventbrite, che ha identificato alcune delle situazioni “scomode” più ricorrenti del mestiere. Ecco le 5 che ci sono parse più significative.

Il dilemma della partecipazione alle gare
Partecipare alle gare senza farsi “soffiare” l’idea creativa. È una delle più tipiche situazioni scomode che le agenzie si trovano ad affrontare, perché il timore è che nel presentare al cliente un progetto ricco di dettagli, contenuti e idee creative ci sia il rischio che il cliente si appropri dell’idea senza confermare l’evento oppure che suggerisca l’idea a un’altra agenzia. Non sono poche, del resto, le agenzie che non partecipano alle gare proprio per questo motivo. Da qui il dilemma per chi invece vi partecipa: quanto tempo, creatività e lavoro devono essere investiti nella presentazione dei progetti se non c’è la certezza di aggiudicarseli?

L'attesa della decisione del cliente
La decisione del cliente che tarda ad arrivare è una delle situzioni segnalate come molto frustranti. In particolare quando si tratta della conferma della data di svolgimento dell’evento, dalla quale dipende la prenotazione della location. La location è una delle componenti più rilevanti dell’evento, e si sa che le “migliori” devono essere prenotate con largo anticipo. Ma se il cliente tentenna, prende tempo e non finalizza una decisione in tempo utile, l’organizzatore si vedrà sfuggire la sua “prima scelta” e sarà costretto a ripiegare su una location alternativa, con un probabile effetto sul concept iniziale dell’evento.

Il preventivo immediato
Più che una frustrazione è un elemento di stress: il cliente che chiama la mattina chiedendo un preventivo che deve presentare al suo capo nel pomeriggio. E poiché un evento, mediamente, coinvolge un certo numero di fornitori – location, catering, allestimenti e trasporti come minimo – per l’organizzatore di eventi ottenere preventivi da tutti diventa una corsa contro il tempo. Tanto più stressante perché gli lascia poi solo pochi minuti per elaborare il suo preventivo al cliente.

Il brief con poche informazioni
È quello che fa ammattire l’organizzatore di eventi, per il quale “un evento con 200 persone in una location del centro” significa molto poco se non ci sono informazioni aggiuntive. Eppure in fase iniziale i clienti tendono a essere molto sintetici, senza rendersi conto che anche solo per cominciare a progettare un evento è necessario sapere a chi è rivolto, quali ne sono gli obiettivi, quali i contenuti. Per gli organizzatori di eventi è estremamente frustrante cercare di “cavare” dal cliente le informazioni una per volta.

Il cliente che cambia idea all’ultimo momento
È una delle situazioni più temute: dopo avere concordato con il cliente tutti i dettagli dell’evento, e a macchina organizzativa quasi in dirittura d’arrivo, arriva un senior manager fino a quel momento non direttamente coinvolto nell’organizzazione che vuole apportare cambiamenti al format, al messaggio o al branding. La difficoltà di riprogettare anche solo in parte gli aspetti centrali dell’evento in breve tempo è evidente, anche perché alla vigilia dell’evento ogni cambiamento può avere un impatto significativo sul budget.

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