Lo sponsor come investitore: 5 cose che gli organizzatori di eventi possono imparare dalle startup
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Cosa hanno in comune organizzatori di eventi e startup? Non poco, se ci si pensa bene. Prima di tutto entrambi devono costruire qualcosa – che sia una nuova app o un nuovo evento – spesso partendo da zero. Poi, tutti e due devono essere capaci di muoversi contemporaneamente su molteplici fronti – strategici, creativi, operativi, commerciali – talvolta facendo miracoli, e nessuno dei due può permettersi di sbagliare. Ma l’aspetto forse più importante che li accomuna è entrambi trascorrono una considerevole parte del proprio tempo a cercare investitori o sponsor, con dinamiche e problematiche molto simili.

A tracciare il parallelo è Peter Poehle, CEO della piattaforma SponsorMyEvent.com, che sul blog di etouches.com sottolinea come gli organizzatori spesso considerino i loro sponsor alla stregua di “mucche da mungere” invece che partner del progetto. Un errore che fa perdere loro opportunità importanti, prima fra tutte quella di un contributo anche strategico dello sponsor al successo dell’evento. Ecco quindi, secondo Poehle, le 5 cose che in tema di relazioni con gli sponsor gli organizzatori possono imparare dalle startup e dalle loro interazioni con gli investitori.

La presentazione del progetto
Gli investitori si aspettano una presentazione circostanziata che rispetti certi standard e criteri, e le startup investono tempo ed energie per preparare i propri "pitch", lavorando sui format fino a che non risultano efficaci. Nelle “pitch competition” le startup hanno pochi minuti per convincere gli investitori che l’idea vale il loro tempo e il loro denaro, e la presentazione è l’unica arma di cui dispongono. Gli organizzatori di eventi, dice Poehle, dovrebbero adottare una mentalità da startup quando presentano i progetti ai potenziali sponsor: il copia e incolla dai materiali di marketing non è più accettabile.

La preparazione personale conta
Convincere un investitore (o un potenziale sponsor) è molto difficile se non si è adeguatamente preparati. Dopo le slide di presentazione arrivano le domande, e gli investitori sono molto abili a individuare lacune, incongruenze, difetti del progetto o della documentazione. Ed è qui che entra in gioco la preparazione di chi presenta: padronanza degli argomenti e dei numeri, capacità di proporre scenari, prontezza nel fornire dettagli e specifiche. E soprattutto, prevedere in anticipo le domande per non farsi prendere alla sprovvista.

Il valore aggiunto dell’investitore
Quando ricercano investitori, le startup puntano ai finanziamenti, ma non solo: i “buoni investitori” sono infatti quelli che oltre ai soldi mettono a disposizione delle startup conoscenza del mercato, contatti, networking con aziende partner. Lo scopo di un investitore è infatti quello di fare crescere la startup anche facilitandone l’ingresso sul mercato e diventandone partner attivo e coinvolto. Gli organizzatori di eventi devono fare come le startup: documentarsi sui propri sponsor, individuare il contributo che possono apportare al di là dell’erogazione di denaro, coinvolgerli nell’evento con un ruolo di partner a valore aggiunto.

Documentare le attività
Gli investitori i soldi li investono, non li regalano. E qualunque azienda metta denaro in una startup si aspetta di ricevere report dettagliati su andamenti, risultati finanziari, attività o qualunque altro dato sia rilevante nel caso specifico. Chi iaccord il finanziamento deve infatti documentare a sua volta l’investimento, giustificarlo, indicarne il ritorno, e quanto più elevata è la somma investita tanto più accurata dovrà esserne la rendicontazione. Come le startup, anche gli organizzatori di eventi devono mostrare agli sponsor come sono stati spesi i loro soldi con report chiari e dettagliati. Il suggerimento di Poehle è quello di monitorare da subito le attività sponsorizzate, facendo in modo che tutto ciò che riguarda lo sponsor sia documentato fin dal primo momento.

Coltivare le relazioni con continuità
Come per gli organizzatori di eventi, anche per le startup la ricerca di finanziamenti non è la mission aziendale e “sottrae” tempo alla produttività. Tuttavia, le startup quasi sempre si attrezzano per farne un’attività “ongoing” che diventa parte dell’operatività quotidiana. Ciò significa che impiegano continuativamente tempo e risorse per costruire e coltivare le relazioni con i potenziali investitori anche attraverso i social media, le piattaforme digitali, gli strumenti di CRM. Gli organizzatori di eventi dovrebbero fare lo stesso con i potenziali sponsor, per avere una solida base cui attingere non appena parte il progetto di un evento.

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