Meeting ed eventi, 6 trend di mercato che caratterizzano l’anno in corso
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Velocità e tecnologia, ma non solo. Ci sono anche l’autenticità e la centralità delle relazioni umane fra i trend che dominano il mondo degli eventi in questo primo scorcio d’anno. Il punto di osservazione è quello di una catena alberghiera, l’americana Benchmark Resorts & Hotels, che attraverso le sue 70 strutture e centri congressi ha osservato i fenomeni e le tendenze che oggi caratterizzano il mercato. Ecco quelli più significativi.

L’autenticità che dà personalità all’evento
È il fattore valorizzante e distintivo di un’esperienza, anche quella di un evento. La vogliono i partecipanti, soprattutto i Millennials, e la vogliono quindi anche gli organizzatori, che ricercano nuovi modi per inserire nei programmi degli eventi elementi legati alla cultura, alle tradizioni, perfino alle cause sociali (ogni spunto è buono) di una determinata destinazione. L’autenticità è ciò che dà personalità all’evento e porta i partecipanti fuori dalla sala meeting per fare un’esperienza non standardizzata, quella che ricorderanno forse più delle slide proiettate in plenaria. E non occorrono destinazioni esotiche o lontane: l’autenticità è anche dietro l’angolo di casa.

I social media sono uno standard operativo
Nel settore degli eventi i social media sono ormai diventati una “procedura operativa standard”. I meeting planner si scambiano informazioni professionali e contenuti di interesse comune su LinkedIn, le location e le destinazioni si mostrano su Facebook, Instagram e YouTube, a Twitter si affidano gli aggiornamenti veloci e con gli hashtag si raccolgono le conversazioni dei partecipanti permettendo loro di scambiarsi messaggi. Tutto ciò avviene che lo si sia pianificato o meno, quindi tanto vale presidiare l’arena social per non rischiare di essere tagliati fuori.

Il team building diventa “corporate play days”
Il “vecchio” team building diventa tecnologico, e a supportare le attività potenziando l’interazione arrivano GPS, app, realtà virtuale e gaming digitale. Perfino la denominazione “team building” sembra ormai obsoleta: secondo Benchmark negli Stati Uniti si comincia a parlare invece di “corporate play days”. Anche se poi il gioco è serissimo e tratta di dinamiche aziendali, obiettivi e motivazione a raggiungerli. Però lo fa in versione high-tech.

La velocità è il nuovo fattore di competitività
Nell’organizzazione di eventi il tempo è sempre stato tiranno, ma la novità è che la tecnologia ha esasperato la richiesta e l’aspettativa di velocità. Gli organizzatori vogliono il preventivo subito, o al massimo entro fine giornata, il cliente vuole risposte immediate, i messaggi di testo sostituiscono email e telefonate perché sono più veloci e si possono leggere sempre e ovunque. Anche durante l’evento l’aspettativa è che a tutte le richieste venga data risposta immediata. Nella frenesia generale, le location che si distinguono sono quelle capaci di anticipare le richieste e agire rapidamente. La velocità è il vantaggio competitivo dei nostri tempi.

La centralità dello smartphone
Mai sottovalutare l’impatto dello smartphone. La sua centralità nella vita delle persone è ormai acclarata e anche nell’ambito degli eventi si è ormai ritagliato un ruolo di primo piano. Con lo smarphone ci si registra agli eventi, si comunica con gli altri partecipanti, si ricevono indicazioni su come raggiungere la location, si consultano programmi e contenuti, si ricevono notifiche e informazioni, si gestiscono le presentazioni, si interagisce con gli speaker, si partecipa all’evento da remoto, ci si tiene in contatto dopo l’evento. C’è ancora qualcosa che non si fa con lo smartphone?

Il valore di un caffè
Velocità e tecnologia, certo, ma senza dimenticare le relazioni umane. E anche quelle professionali per mantenersi solide devono essere “nutrite”. Ecco quindi le care, vecchie telefonate ai clienti, gli inviti a un evento di punt che si tiene nella destinazione o a una serata speciale che si svolge nell’albergo, l’incontro per un caffè o un aperitivo nella location. Tutte cose poco tecnologiche ma molto relazionali perché, si sa, l'attenzione personale vale ancora più di mille app.

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