Ricerca sponsor: i 5 errori più comuni degli organizzatori di eventi
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La ricerca degli sponsor è una delle attività più rilevanti nella progettazione di un evento, perché molti eventi sono realizzabili o sostenibili solo grazie al contributo – finanziario o tecnico – di aziende terze. E tuttavia gli organizzatori di eventi perdono spesso opportunità importanti perché approcciano i potenziali sponsor in modo poco efficace.

Secondo Peter Poehle, CEO della piattaforma SponsorMyEvent.com specializzata appunto nel trovare sponsor per eventi, gli organizzatori commettono spesso errori tattici, che potrebbero essere facilmente evitati, nella comunicazione, nella prospettiva, nella proposizione creativa e anche nell’approccio commerciale agli sponsor. Ecco i 5 più comuni, così come Poehle li ha indicati sul blog di etouches.com.

La presentazione dell'evento non è a misura di sponsor
Uno sponsor non guarda l’evento con la stessa prospettiva del partecipante. Eppure, sottolinea Poehle, molti organizzatori presentano i propri eventi ai potenziali sponsor con le descrizioni utilizzate per la promozione ai partecipanti, magari copiandone e incollandone i testi dai materiali di marketing. Per parlare con uno sponsor è necessario invece vedere le cose dalla sua prospettiva e sottolineare, dell’evento e della proposta di sponsorizzazione, ciò che più gli interessa sapere, e in particolare quanta visibilità avrà e come questa visibilità sarà ottenuta.

Il racconto dell’evento è troppo minimal
Poehle afferma che troppo spesso gli capita di valutare proposte di sponsorizzazione, anche per somme di una certa importanza, dove l’evento viene raccontato in una o due frasi stringate. Certo, la descrizione non deve essere né lunga né prolissa, ma se è troppo breve e mancano le informazioni il potenziale sponsor faticherà a trovare buone ragioni per accordare il finanziamento. La presentazione non deve quindi limitarsi alla descrizione “minimal” dell’evento, ma spiegare quali benefici porta la sponsorizzazione al business dello sponsor e qual è per la sua azienda il valore aggiunto di “associarsi” a quell’evento specifico.

Dati sui partecipanti mancanti o poco dettagliati
Le sponsorizzazioni sono operazioni di business, e come tali devono generare un ritorno sull’investimento o sugli obiettivi dello sponsor. Questo significa che lo sponsor vuole avere visibilità – per il proprio brand o per i propri prodotti o servizi – presso un target di pubblico per lui rilevante. Gli organizzatori di eventi spesso inseriscono nelle proposte di sponsorizzazione dati generici sul proprio pubblico, mentre lo sponsor si aspetta una “demografica” approfondita dei partecipanti: a seconda che l’evento sia business o consumer, i dati richiesti possono includere età, genere, professione, livello professionale, provenienza geografica e così via. Senza dati specifici sui partecipanti, sostiene Poehle, la proposta di sponsorizzazione avrà difficoltà a essere accolta.

Pacchetti di sponsorizzazione noiosi e scontati
Come tutto, anche i modelli di sponsorizzazione tradizionali si vanno via via svecchiando, e gli sponsor sono ricettivi a proposte innovative che li rendano visibili come valore aggiunto, e non come "male necessario" per l’evento. Gli organizzatori di eventi che allo sponsor propongono “il logo sulla brochure” esistono ancora, ma il mercato va nella direzione di proposte più attrattive, dove lo sponsor contribuisce attivamente al successo dell’evento. Per poter fare ciò è necessario che gli sponsor siano coinvolti già nella fase iniziale della progettazione dell’evento, in modo da lasciare loro un certo spazio di intervento, e che gli organizzatori sappiano mettere da parte i modelli tradizionali per sviluppare idee creative e pacchetti di sponsorizzazione di nuova concezione.

Un processo di vendita poco strutturato
Trovare sponsor per il proprio evento significa, di fatto, “vendere” l’evento a qualcuno. E come tutte le attività di sales, anche quella relativa alle sponsorizzazioni deve essere strutturata in un processo. Invece, afferma Poehle, gli organizzatori puntano ad arrivare all’accordo subito dopo il primo contatto tralasciando i passaggi intermedi, che pure richiedono tempo e lavoro, a maggior ragione se la sponsorizzazione di entità rilevante. Il processo deve essere costruito a tutti gli effetti come un ciclo di vendita, con una programmazione del lavoro e delle attività sui potenziali sponsor.

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