Il digitale negli eventi: vantaggi, svantaggi e opportunità per organizzatori e partecipanti
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Il 76% degli organizzatori usa abitualmente soluzioni digitali per gestire i propri eventi, e l’81% dei partecipanti si aspetta che il digitale sia parte dell’esperienza dell’evento: bastano queste percentuali per confermare che il settore è in piena trasformazione digitale. Quali vantaggi sta portando però il digitale al mondo degli eventi? Quali sono gli strumenti più utilizzati dagli organizzatori? E soprattutto: le priorità digitali degli organizzatori sono le stesse dei partecipanti oppure c’è un divario fra domanda e offerta? A fare il punto della situazione è un report appena pubblicato da Xing Events, società tedesca di software per l’event management che ha intervistato 2.500 organizzatori e 2.000 partecipanti per indagare vantaggi, svantaggi e opportunità del processo di digitalizzazione in corso.

Che cosa si intende quando di parla di digitalizzazione nel settore eventi
Innanzi tutto una definizione: digitale non è sinonimo di “online”, benché i due termini siano strettamente correlati e molte applicazioni digitali siano veicolate attraverso il web. In generale, spiega il report, il termine digitalizzazione indica la trasformazione di informazioni e processi analogici in informazioni e processi digitali, non esclusivamente legati al web. E negli eventi l’impatto è su tutti gli aspetti dell’organizzazione: dal software di gestione, per esempio alle piattaforme per la registrazione online, dalle app ai sistemi di matching per il networking fino allo streaming per la partecipazione da remoto e ai forum e i gruppi social che “allungano” la vita dell’evento.

Le aspettative degli organizzatori
Gli organizzatori utilizzano il digitale con 5 obiettivi principali: risparmiare tempo, semplificare i processi organizzativi, aumentare la soddisfazione dei partecipanti e comunicare comunicare con loro in modo più efficace, ridurre i costi organizzativi. E, dice il report, il 75% degli intervistati ha dichiarato di avere effettivamente raggiunto quegli obiettivi, tanto da volere in futuro potenziare l’uso di strumenti digitali.

Gli ambiti di maggiore ottimizzazione dei processi
Gli organizzatori riferiscono inoltre che gli ambiti in cui la digitalizzazione porta i maggiori benefici, in termini di efficienza operativa e ottimizzazione dei risultati, sono l’organizzazione dell’evento, il marketing, la comunicazione con i partecipanti e la loro gestione, i processi di registrazione. Lo confermano i partecipanti, che dei vantaggi portati dalle soluzioni digitali dichiarano di apprezzare in primis la possibilità di avere più informazioni sull’evento e la semplicità del processo di registrazione, ma poi anche la maggiore efficacia del networking con gli altri delegati (grazie ai sistemi di matching) e l’opportunità di partecipare più attivamente grazie agli strumenti interattivi.

Gli strumenti utilizzati dagli organizzatori
Fra gli strumenti digitali che gli organizzatori dichiarano di usare nei propri eventi, al primo posto ci sono le campagne email (72% degli intervistati), poi il marketing online (66%) e al terzo posto le piattaforme di registrazione o vendita biglietti (47%). Seguono, in percentuali decrescenti, le comunità online (forum, social etc), le app degli eventi, lo streaming video, gli strumenti interattivi per le domande del pubblico e, in ultimo, le app per il networking.

Il divario fra le priorità digitali
La quasi totalità dei partecipanti (il 92%), invece, ritiene indispensabili le piattaforme di registrazione online (usate da meno della metà degli organizzatori), e il 48% vuole poter utilizzare le app di networking, fornite però solo dal 22% degli organizzatori. Il 48% dei partecipanti, inoltre, usa le app degli eventi, ma solo il 32% degli organizzatori le fornisce; il 52% entra nelle community online, ma solo il 44% degli organizzatori le attiva. Il divario nella percezione dell’importanza di certi strumenti è evidente, e il report indica chiaramente agli organizzatori la strada da percorre per allineare la propria offerta digitale alle esigenze dei partecipanti.

Le criticità fra protezione dei dati e complessità di utlizzo
Un tema rilevante è quello delle criticità del digitale, percepita da entrambe le parti seppure per ragioni diverse. Gli organizzatori ne ritengono problematica soprattutto la complessità tecnica (47%), e chiedono soluzioni più facili e intuitive. Poi c’è la questione della protezione dei dati (42%), che è peraltro la prima preoccupazione dei partecipanti (64%): agli organizzatori i dati dei partecipanti servono per arricchire i database (e quindi ottimizzare marketing e gestione dell’evento), ma i partecipanti sono restii a fornirli perché temono di essere poi sommersi dallo spam. Gli organizzatori devono quindi comunicare chiaramente perché richiedono certi dati e come li useranno, informando i partecipanti sulle policy di protezione della privacy. E se per chi organizza il digitale pone problemi anche in tema di know how professionale necessario per gestirlo, costi e affidabilità (wi-fi che non funziona, app che crollano etc), chi partecipa teme il boomerang della troppa informazione sull’evento (50%) e la complessità d’uso della tecnologia.

Il giusto equilibrio fra digitale e "analogico"
Criticità e timori a parte, il digitale negli eventi è largamente percepito come un vantaggio sia dagli organizzatori che dai partecipanti. Per i primi è un’opportunità per velocizzare e rendere più efficiente il marketing, la gestione e la comunicazione con i delegati; per i secondi è uno strumento per sfruttare meglio tutte le opportunità offerte dall’evento e, anche, un veicolo di intrattenimento. L’indagine di Xing Events indica però che entrambe le parti concordano nell’affermare che in un evento è necessario un buon equilibrio fra digitale e analogico: il digitale deve rafforzare l’esperienza live, ma mai dominarla.

Il report completo Digital Transformation in the Event Industry è scaricabile a questo link.

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