Destination Talks

Carlotta Ferrari, direttore Firenze Convention Bureau
In Italia chi si occupa dei congressisti se mancano i convention & visitor bureau?
A
Durante IMEX ho seguito un interessante seminario organizzato da IAPCO, utile per capire dal punto di vista del PCO quali sono i criteri trendy con cui vengono valutate le destinazioni e come questi influenzino le strategie di marketing dei convention bureau.  

Siamo già tutti ampiamente edotti sul fatto che l’appeal della destinazione, quando si cerca una sede congressuale, non sia sufficiente, o comunque non sia tra i primi posti, per far sì che la destinazione venga scelta. Essere però uno dei paesi più belli del mondo è comunque un valore aggiunto, ed è quindi un fattore su cui dobbiamo continuare a fare leva con la mano destra, mentre con la sinistra facciamo pressione sulla politica affinché “metta a posto” tutti gli altri fattori che compongono il puzzle (accessibilità, infrastrutture, affidabilità, ecc.).

Dovendo essere politically correct, non mi è possibile approfondire quella che, ahimè, è una leva su cui molte destinazioni puntano per attrarre i congressi, che molti chiamano subvention (cioè l’erogazione di contributi economici all’associazione) ma a me piace chiamare bribery (corruzione), con il suo nome.

È evidente però, che anche su questo fronte noi non possiamo competere. Mi piacerebbe dire che non lo facciamo perché lo troviamo eticamente sbagliato, e per alcuni di noi è sicuramente così, ma guardando in faccia la realtà non lo facciamo anche per assenza di risorse. I convention bureau italiani, benché abbiano performance di tutto rispetto, non possono contare su budget e finanziamenti pubblici da destinare all’acquisizione dei congressi, quindi partiamo molto svantaggiati. Ribadisco: teniamoci care le nostre bellezze, in attesa degli interventi sulle infrastrutture!

Oggi però mi pare si possa evidenziare un’altra tendenza, a cui alcuni di noi guardano con particolare interesse e che apre nuovi scenari: l’attenzione al partecipante. Sempre più, per molti motivi tra cui spicca la riduzione dei budget dei congressi, i partecipanti ai congressi sono “turisti allo sbaraglio”. A differenza di un turista leisure, che si presuppone parta con una certa dose di informazioni sulla destinazione, spesso il congressista si limita a guardare le informazioni strettamente collegate al congresso, pensando “Cosa farò in città nel tempo libero? Ci penserò quando arrivo”.

Questo accade in particolare laddove l’associazione che promuove il congresso non si avvale degli organizzatori locali – spesso, purtroppo – e non si occupa di “cosa il congressista farà in città” né di quello che veniva definito programma sociale (per non parlare del programma accompagnatori… sempre più raro) perché concentra le proprie risorse sugli aspetti strettamente connessi all’organizzazione del congresso. La capacità quindi di una destinazione di suscitare l’interesse nel partecipante non può che essere accolta di buon grado dall’associazione, in quanto può costituire un fattore chiave importante per la crescita numerica del congresso.

I convention bureau hanno sempre saputo quanto interessante sia il congressista: soggiorna più del turista, spesso ha l’accompagnatore, ha una capacità di spesa alta; aumentare la partecipazione fa inoltre molto felice il cliente, che a sua volta  aumenta il fatturato. Non per niente tutti noi ci sforziamo di dimostrare nelle nostre candidature quanti partecipanti più dei nostri competitor siamo in grado di attrarre, in base a questa o quella classifica o indagine.

Ma abbiamo mai messo in campo vere e proprie strategie per dialogare con il partecipante, per intercettarlo prima del suo arrivo, e soprattutto per influenzare le sue scelte una volta che è in città? Non abbiamo tempo di aprire una parentesi su quanto i congressisti possano influenzare la brand awareness di una destinazione, ma le implicazioni con il mondo del leisure e i meccanismi della reputazione a esso connessi sono a tutti evidenti. Molti convention bureau a livello internazionale hanno iniziato a mettere in campo vere e proprie strategie, e noi italiani pensiamo di poter essere i migliori perché abbiamo destinazioni attrattive, più facili da “vendere” ai partecipanti rispetto a quelle dei nostri competitor.

Ma non è così semplice: per noi destinazioni italiane la strada è un po’ più tortuosa, anche se non significa che non la sapremo intraprendere. I nostri convention bureau per la maggior parte competono a livello internazionale con convention & visitor bureau, veri e propri uffici del turismo con business unit dedicate al congressuale e molto più strutturati. In Italia ne abbiamo pochissimi, perché normalmente i convention bureau sono enti a sé stanti e molto spesso, come in Toscana, non esistono neppure visitor bureau territoriali, ma solo regionali.

Credo che il valore aggiunto di avere un convention & visitor bureau sia altissimo, e voi? Non posso concludere senza una provocazione: in assenza di visitor bureau locali, chi si prende cura del partecipante e delle sue esigenze last second? I PCO o una nuova possibile categoria di affiliati ai convention bureau: i tour operator locali?  

Carlotta Ferrari

Commenta su Facebook