Destination Talks

Carlotta Ferrari, direttore Firenze Convention Bureau
Il dilemma del convention bureau e il complicato rapporto con i PCO
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Qual è la linea di confine fra il ruolo del convention bureau e quello dell’organizzatore congressuale nella gestione degli eventi sul territorio? E qual è la natura del rapporto che li lega? Collaborazione, convivenza forzata o concorrenza? È questa la grande sfida che oggi le destinazioni devono sapere affrontare.

Non mi addentrerò, per adesso, nello scivoloso terreno del cambiamento epocale del ruolo degli organizzatori congressuali e della necessità che si reinventino per meglio rispondere alle esigenze delle grandi associazioni internazionali che promuovono congressi. Ma, pur fermandomi un attimo prima, è indubbio che anche la stessa crisi economica faccia crescere in modo importante il ruolo dei convention bureau, che offrono assistenza gratuita ai clienti con l'unica mission di portare a casa l'evento.

Gli obiettivi di un convention bureau e di un organizzatore congressuale sono essenzialmente gli stessi, così come gli uni sono per molti aspetti necessari agli altri. Le relazioni che un convention bureau riesce a creare nel territorio e a trasmettere al cliente sono fondamentali per l’acquisizione di un congresso e sono uno step indispensabile per accompagnare il cliente stesso verso un PCO locale che possa supportarlo nell’organizzazione dell’evento.

Allo stesso tempo, per un convention bureau è fondamentale convincere il cliente che i servizi del PCO locale sono indispensabili per il successo dell’evento, secondo il principio “a ognuno il proprio mestiere”, con tutto il valore aggiunto che ne consegue. Inoltre, soprattutto per i bureau di natura privata o mista pubblico-privata, vi è l'ulteriore esigenza di fornire un servizio ai PCO associati, e il servizio che desiderano di più si chiama business. Pertanto, il lavoro del convention bureau non è soltanto quello di portare un evento nella destinazione che rappresenta, ma di fare in modo che venga affidato ai propri soci o partner.

Detto questo, la domanda che mi pongo è: dove finisce il ruolo del convention bureau e, soprattutto, dove inizia quello del PCO? Quando si può parlare di assistenza al cliente senza sconfinare nella concorrenza? Posto che un convention bureau farà di tutto per convincere il cliente a scegliere un organizzatore congressuale locale per gestire l’evento, quando deve "mollare il colpo" per non sconfinare in un terreno che non è il suo?

Il convention bureau individua il congresso da acquisire, presenta la candidatura della destinazione e ospita il cliente nella fase di valutazione, adoperandosi per dare il meglio durante l'inspection e cercando di valorizzare al massimo l'ospitalità del territorio, ma senza imporsi e senza imporre troppi servizi in una fase così delicata.

Una volta acquisito l’evento, cosa deve fare il convention bureau se il cliente non desidera avvalersi dei servizi di un organizzatore locale? “Abbandonare” il cliente a se stesso, dopo averlo avvertito che il PCO è necessario per la buona riuscita del congresso, oppure fornirgli comunque assistenza perché il fine ultimo è il successo dell'evento e quindi la buona reputazione della destinazione congressuale?

Ne ho parlato anche con i colleghi dei convention bureau europei, ed è emerso che questo è il tema/sfida del momento, con cui tutti i bureau sono chiamati a confrontarsi: in questo caso, però, che la problematica sia comune – tutto il mondo è paese – non è una risposta sufficiente! Mi piacerebbe quindi sentire il parere dei colleghi PCO. La soluzione , a mio avviso, sta sempre nella bontà dei singoli, ovvero nella bontà delle relazioni tra convention bureau e operatori del territorio. Trasparenza, fiducia e armonia nei rapporti sono l'unica strada per il successo.

Carlotta Ferrari

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