Destination Talks

Carlotta Ferrari, direttore Firenze Convention Bureau
Se si perde la gara per un congresso senza sapere perché
A
Sapere perché si perde una candidatura per un congresso è fondamentale per una destinazione: non solo perché lo insegnano a tutti i corsi di formazione ed è buona norma per aggiornare il database, ma perché aiuta a individuare i punti di debolezza e a valutare se vale la pena ricandidarsi per un’edizione successiva.

Si perde perché non si hanno le sedi idonee, perché la destinazione è più cara dei competitor, oppure perché la comunità scientifica locale non è abbastanza forte o non ha fatto sufficiente attività di lobby coi colleghi internazionali. Ma non sempre le motivazioni dipendono da noi e, ahimè, non sempre si sa perché si perde. Per vincere talvolta non basta avere le giuste sedi , una destinazione di appeal, un “ambassador” di altissimo valore: la scelta di una destinazione da parte dell’associazione che promuove il congresso può dipendere da molti fattori, che a loro volta sono influenzati da chi ha il potere decisionale.

Se è la platea dei congressisti a votare, la decisione si baserà maggiormente su fattori di carattere emotivo, e di conseguenza la destinazione farà leva sull’appeal turistico; ma se a votare è il board, la parte scientifica o politica sarà preponderante; se a decidere è il core PCO (professional congress organizer) o l’AMC (association management company), il fattore budget sarà centrale.

Spesso questi fattori sono fuori dal nostro controllo (talvolta non si conoscono neppure i competitor) e il ruolo dell’ambassador, cioè il referente locale dell’associazione in questione, è di centrale importanza, perché tiene i rapporti con l’associazione e spesso è chiamato a presentare la candidatura in pochissimi minuti davanti ai soggetti preposti a votare.

Talvolta l’ambassador si lascia guidare, facendosi “formare” soprattutto per la parte di presentazione dei punti di forza della città. Altre volte è esperto e non vuole essere supportato, ma capita anche che, forte della propria importanza come scienziato, creda di essere anche un destination manager… Le variabili sopra citate sono ordinaria amministrazione, nel senso che non esiste una procedura standard di candidatura: ogni caso è a sé e tutte le ipotesi sono possibili.

Recentemente il PCO OIC ha chiesto a Firenze Convention Bureau di presentare congiuntamente una candidatura per acquisire un importante congresso internazionale; il PCO in questione aveva infatti buoni rapporti con l’ambassador italiano, ottimo tramite con la società scientifica internazionale che aveva sede negli Usa.

Il supporto alle candidature per i nostri soci PCO, ma più in generale per tutti coloro che desiderino organizzare un congresso a Firenze, è un servizio che forniamo con molto piacere, essendo il nostro core business quello di portare eventi in città. In questi casi, anche se la candidatura non è una nostra diretta iniziativa, ce ne facciamo carico al 100% sollevando il PCO dall’elaborazione del bid, cioè il documento di candidatura.

La macchina organizzativa è partita subito, e abbastanza presto abbiamo avuto l’opportunità di invitare in Italia il referente scientifico internazionale: come sempre ci siamo giocati tutte le nostre carte, mostrando una destinazione “facile” dal punto di vista congressuale e, perché no, anche bellissima, dotata di una squadra (convention bureau, PCO, ambassador) vincente.

Durante la visita e nelle riunioni successive, è stato immediatamente chiarito dal referente italiano (l’ambassador) che sarebbe stato lui stesso a tenere rapporti diretti con l’associazione, tenendoci fuori da questa parte sensibile. Questo ci ha preoccupato: nella fase di preparazione di un bid è fondamentale avere contatti diretti con l’associazione non solo per il professore, che deve fare attività di lobby coi colleghi esteri, ma anche per la destinazione, che deve acquisire tutti quegli aspetti tecnici che spesso non sono specificati nell’RFP (request for proposal) e che sono fondamentali per la stesura dei documenti di gara, in particolare del budget.

Il professore, molto orgoglioso e fiero della nostra italianità (fin troppo!) ci ha fornito le linee guida per la preparazione dei documenti, chiedendoci di fare molto leva sull’aspetto turistico e attrattivo del nostro paese, cosa normalmente “sconsigliata”, ma senz’altro talvolta utile. Si è molto speso nella fase di elaborazione del bid, esprimendo in modo puntuale le sue preferenze anche in ambiti non legati alla parte scientifica, solitamente di nostra competenza. Il ruolo dell’ambassador e la sua conoscenza dell’associazione di riferimento ci hanno in qualche modo “costretto” a seguirlo, benché a nostro avviso si stesse calcando la mano troppo sugli aspetti turistici, e da brave “scolarette” ICCA non ci sembrava del tutto opportuno. La request for proposal era molto sintetica, non richiedeva di allegare il programma scientifico, e pertanto non è stata da noi visionata o condivisa.

Firenze è arrivata in shortlist con altre 4 città, europee e non, con cui siamo ormai abituati a competere. Come sempre, alcune erano più forti di noi per i benefit che offrono o le strutture molto all’avanguardia, mentre altre decisamente più deboli. Alla data fatidica di presentazione delle candidature di fronte al board vengono chiamati in causa solo i referenti scientifici, con 5 minuti a disposizione. Il “nostro” professore decide di gestire in autonomia la presentazione e, cosa che accade di rado, non richiede il nostro contributo benché organizzare i contenuti sulla destinazione per raccontarli in 5 minuti non sia affatto semplice. Che fare? Fidarsi e incrociare le dita.

Abbiamo perso e lo abbiamo saputo con una mail dell’associazione internazionale. Lo stesso giorno ci contatta ICCA per chiederci una testimonianza durante una sessione dedicata alle candidature internazionali che si terrà nell’ambito del congresso ICCA del prossimo novembre. Ci invitano insieme agli altri “perdenti” e naturalmente al vincitore.

Con OIC, senza il cui placet non avremmo partecipato, analizziamo i punti che ICCA ci chiede di evidenziare:
• raccontare i rapporti con l’associazione internazionale e la comunicazione relativa alla preparazione della candidatura
• raccontare la formazione fatta al professore in relazione alla presentazione finale
l’analisi delle motivazioni per cui abbiamo perso.

Noi però non sappiamo perché abbiamo perso e il professore sfugge; inoltre la destinazione vincente sarà l’unica a non essere presente alla sessione anche se, verifichiamo, sarà presente al congresso. Di conseguenza ci domandiamo: il professore avrà fatto brutta figura? Avrà puntato sugli aspetti giusti? La destinazione che ha vinto avrà qualcosa da nascondere? Ma anche: ci inviteranno mai a un congresso ICCA per presentare una case history Italiana di successo?

Decidiamo di non partecipare, perché riteniamo che le informazioni in nostro possesso siano troppo poche affinché la sessione sia esaustiva e interessante.

Volete indovinare chi ha vinto?

Prometto comunque che nel prossimo blog racconterò una case history di successo.

Carlotta Ferrari

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